Содержимое

Введение

На сегодняшний день одной из важнейших проблем, стоящих как в государственных, так и в негосударственных структурах, является проблема построения простого электронного документооборота. В связи с распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 №176 «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», наблюдается непрерывный рост объема документов в электронной форме.
Под защищенным электронным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение служебной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.
Проблема защиты информационных ресурсов организации гораздо более сложная и многоплановая чем может показаться на первый взгляд, и для её успешного решения необходимо использовать не только силы и средства, имеющиеся в распоряжении службы информационных технологий, но и возможности и опыт, накопленный другими службами организации. В работе обеспечения защищенного электронного документооборота должны участвовать все сотрудники организации.
Сейчас в Центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации (далее Министерство) вопросами управления и защиты информации занимается целый ряд отделов:
• Отдел защиты государственной тайны;
• Отдел обеспечения информационной безопасности;
• Отдел информационных технологий;
• Отдел технической защиты.
В зависимости от типа проекта, бизнес-миссии, в работу с заграничным аппаратом – Торговым представительством (далее Торгпредство) подключаются специализированные департаменты Министерства:
• Правовой департамент;
• Департамент торговых переговоров;
• Департамент координации, развития и регулирования внешнеэкономической деятельности;
• Департамент развития малого и среднего предпринимательства и конкуренции;
• Департамент и международных организаций;
• Страновые департаменты: Европы, Северной Америки, Азии, Африки и Латинской Америки.
Целью написания данной работы является раскрытие темы «Построение типовой схемы по составлению и ведению паспортов проектов в рамках деятельности Торгпредства».
В этой работе будет рассмотрена организация электронного документооборота между Торгпредством и контрагентами в сфере импорта-экспорта товаров и услуг между Российской Федерацией и страной пребывания Торгпредства.
Данная цель будет достигнута в рамках решения конкретных задач:
• Теоретические основы построения электронного документооборота;
• Методические основы построения и организации защищенного документооборота.
• Создание информационной системы для ведения проектов с контрагентами (ИС в области CRM) без использования стороннего программного обеспечения (далее ПО).

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ СПРАВКА О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

1.2. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1.3. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ РФ ЗАТРАГИВАЮЩИЕ ВОПРОСЫ ЭДО

1.4. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

1.5. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ

1.6. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ СЭДО

1.1. Теоретическая справка о документообороте

В общем понимании, документооборот любой организации определяется как «движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело».
Целью документооборота в деятельности Торгпредства является обеспечение управленческой деятельности, процесса взаимоотношений с контрагентами и обеспечение сотрудников оперативного отдела полезной, своевременной, полной и достоверной информацией. Движение документированной информации (на бумажных, магнитных или иных носителях) по линиям связи объективно влияет на управленческие решения. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Это предпосылка создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.
Все документы являются информационными материалами (информацией), но далеко не все информационные материалы имеют статус документа. Основной признак документа состоит в том, что, содержание, обстоятельства создания и форма представления информационного материала фиксируются в определённый момент времени, и далее хранятся в неизменном виде. Кроме того, документ либо фиксирует какие-либо факты и события, либо служит основанием для принятия деловых решений и совершения действий.
С учетом всего сказанного можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.
Вместе с тем, важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. В рамках работы Торгпредства, к конфиденциальным документам относятся документы с грифом «для служебного пользования».
Стандарт ISO/IEC 17799 определяет информационную безопасность как обеспечение конфиденциальности, целостности и наличия информации.
Виды угроз конфиденциальных документов в документопотоках организации можно разделить на несколько групп:
• Несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам, базам данных за счет его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала фирмы;
• Утрата документа или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей за счет кражи, утери, уничтожения;
• Утрата информацией конфиденциальности за счет ее разглашения персоналом или утечки по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, ошибочных действий персонала;
• Подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации, а также сокрытия факта утери, хищения;
• Случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов, фальсификация документов;
• Гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.
Для электронных документов угрозы особенно реальны, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. В отношении конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, условия возникновения угроз, по мнению ряда специалистов, классифицируется по степени риска следующим образом:
• Непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы;
• Кражи и подлоги информации;
• Стихийные ситуации внешней среды;
• Заражение вирусами.
В соответствии с характером указанных выше угроз формируется задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.
Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.
Таким образом, безопасность – это не только защита от преступных посягательств, но и обеспечение сохранности (особенно электронных) документов и информации, а также меры по защите важнейших документов, и обеспечению непрерывности и/или восстановлению деятельности в случае катастроф.

1.2. Нормативное регулирование

Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:
• отсутствует закон об электронном документе;
• отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;
• отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;
• не до конца сформирован терминологический аппарат в области электронного документооборота (далее ЭДО).
Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти и, как следствие, отсутствие централизованной информационной системы СЭДО, государственные аппараты и даже отдельные подразделения на местах вынуждены сами разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД.
Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.
Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса – повсеместное внедрение СЭД – становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена»[1]
Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

1.3. Законодательные акты РФ затрагивающие вопросы ЭДО

В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ[8]. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Также отметим ФЗ № 152 «О персональных данных» от 27.07.2006 г. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.
«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ»[1].
Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.
Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.
Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.
При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

1.4. Нормативно-методические документы

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти при подготовке своих инструкций.
В качестве основного нормативного документа, предназначенного для определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, выступает Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558). Данный перечень может применяться при формировании системного справочника (классификатора) «Сроки хранения документа» системы автоматизации.
Основные правила работы государственных архивов содержат общие положения о приеме на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.
Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны рекомендации Росархива по подготовке перечней документов работа, с которыми должна осуществляться в электронной форме (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.
Кроме того, полезными будут Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и другие рекомендации разработанные Росархивом.
Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным)[9].
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[10] устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.
ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[11] (эквивалент ISO 15489-1-2001). Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.»[12] устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.»[13] распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.
Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляются на основе правил, закрепленных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационные технологии». Данные стандарты необходимы, прежде всего, разработчикам СЭД и ЭД. В качестве примера можно привести ГОСТ 24.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», который определяет стадии создания автоматизированных систем, содержит требования к автоматизированной системе (АС), техническому заданию, эскизному, техническому проекту, рабочей документации. В том числе закрепляет порядок ввода в действие и сопровождение АС.
ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.»[14] устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание системы», а также рекомендует порядок его разработки, согласования и утверждения.
ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.»[15] описывает процесс проверки выполнения заданных функций системы, определения и проверки соответствия требованиям ТЗ количественных и (или) качественных характеристик системы, выявления и устранения недостатков в действиях системы, в разработанной документации.
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению.»[16]. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.»[17].
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.»[18].
1.5. Международные стандарты

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно использовать как основу при выборе системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их. Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.
В общем, стандарт – несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации.
Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.
Стандарт ISO 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал.»[3]
Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях.»[3]
Международный стандарт ISO 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
1.6. Отличительные черты СЭДО

Существует заблуждение, что все СЭД одинаковые. Действительно, функционал, закрывающий задачи канцелярии и делопроизводителей, поддерживающий регистрацию входящих и исходящих документов и корреспонденции, действительно присутствует уже в каждом из решений, относящихся к категории СЭД. Однако, вопрос выбора конкретного инструмента и информатизаторы, и функциональные заказчики должны решать с особой тщательностью.

>

Доступа нет, контент закрыт

ГЛАВА II. ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ ЭДО В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

Тинькофф All Airlines [credit_cards][status_lead]

2.1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

2.2. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

2.3. ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СЭДО

2.1. Организационное обеспечение

Внедрение СЭД должно сопровождаться организационными мероприятиями и политиками управления[2].
Система электронного документооборота, создаваемая, как ведомственная комплексная информационная система для торговых представительств, должна являться организованной в единое целое совокупностью частей, и представлять из себя готовый пакет решений для организации деятельности торгпредств по основному направлению задач.
Одним из основных видов обеспечения и является организационное обеспечение.

2.2. Требования к организационному обеспечению

В процессе создания организационного (организационно-методического) обеспечения СЭД должны быть уточнены и при необходимости разработаны проекты организационно-распорядительных, нормативных и инструктивно-методических документов, определяющих:
• изменения в организационно-штатной структуре организации;
• регламенты (должностные инструкции) для различных категорий пользователей и технического персонала по обеспечению сопровождения, обслуживания и использования СЭД;
• инструкции по эксплуатации СЭД (для каждой категории персонала), содержащие сведения о назначении, функциях, регламентах использования и режимах работы системы, о правилах технической эксплуатации и информационной безопасности, о действиях при авариях и сбоях;
• требования к составу и квалификации персонала, порядку проверки его знаний и допуска к работе.
Методической основой в области документационного обеспечения управления, на которой должна базироваться разработка моделей процессов, перечня автоматизируемых функций, форм выходных данных СЭД должны являться:
• внутренняя инструкция по делопроизводству, применяемая в Торгпредстве;
• списки документов, с указанием вида формы для создания, хранения и дальнейшего использования;
• регламент по взаимодействию подразделений и согласованию принятия решений.

2.3. Типовые проблемы при внедрении СЭДО

• Недостатки и существенные пробелы в нормативной базе;
• Отсутствие стандартизации в области электронного документооборота;
• Слабая материально-техническая база и уровень квалификации сотрудников;
• Частичная автоматизация и отсутствие взаимной интеграции информационных систем в целом;
• Бюджетные ограничения финансирования работ как по созданию информационных систем, так и на проведению тендера.
Кроме того, разработчикам систем электронного документооборота необходимо сертифицировать как сам продукт, так и систему разграничения доступа внутри СЭД, также системы ЭДО зачастую не реализуют систему электронной подписи (например, отсутствует полноценная система проверки отозванных сертификатов, механизм отображения подписи или другое), то есть вообще не включают даже простую электронную подпись.

Доступа нет, контент закрыт

ГЛАВА III. ИС ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГПРЕДСТВА

3.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

3.2. ОБЩАЯ СТРУКТУРА ТОРГПРЕДСТВА

3.3. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИМЕЮЩИХСЯ ИС ТОРГПРЕДСТВА

3.3.1. Система электронного документооборота

3.3.2. Интегрированная информационная система «Кварта»

3.4. ОПЕРАТИВНЫЙ ОТДЕЛ ТОРГПРЕДСТВА

3.5. ТРЕБОВАНИЯ К РЕАЛИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИС

3.6.1. Программная среда ИС

3.6.2. Задачи для автоматизации

3.6.3. Очередность реализации подзадач

3.6.4. Обеспечение техническими средствами

3.7. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ ИС

3.7.1. Оценка бюджетирования

3.7.2. Расчёт стоимости внедрения

3.1. Характеристика Торгового представительства

Торговое представительство Российской Федерации в Республике Армения является государственным органом, обеспечивающим внешнеэкономические интересы Российской Федерации в государстве пребывания.
Торговое представительство является составной частью дипломатического представительства Российской Федерации в Республике Армения и действует под политическим руководством Посла Российской Федерации.
Торговое представительство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, нормами международного права, законодательством Республики Армения.
Торгпредство является частью соответствующего полномочного представительства страны и в силу этого пользуется иммунитетом и привилегиями, предоставляемыми полпредству: экстерриториальность помещений, занимаемых торгпредством; торговый представитель, возглавляющий торгпредство, и его заместители входят в состав дипломатического персонала.
В Российской Федерации правовой статус Торгового представительства регламентируется положениями Федерального Закона «Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности» № 164-ФЗ от 8 декабря 2003 г.[4], Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации № 437 от 05 июня 2008 г.[5] и Положением о Торговом представительстве Российской Федерации в иностранном государстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации № 401 от 27 июня 2005 г.[6]

3.2. Общая структура Торгпредства

Торговое представительство Российской Федерации в Республике Армения состоит из оперативного отдела, административного-хозяйственного блока и руководителя – Торгового представителя.
В обязанности оперативного отдела входит решение основных задач деятельности Торгпредства:
а) обеспечение проведения внешнеэкономической политики Российской Федерации в государстве пребывания, содействие расширению и диверсификации российского экспорта товаров и услуг, создание в государстве пребывания условий для реализации конкурентных преимуществ Российской Федерации, анализ и прогнозирование состояния внешнеэкономических отношений Российской Федерации с государством пребывания и подготовка предложений по их совершенствованию;
б) участие в обеспечении реализации торговой политики Российской Федерации и развития хозяйственных связей между Российской Федерацией и государством пребывания, участие в выработке и реализации мер по обеспечению благоприятных условий интеграции экономики Российской Федерации в мировую экономику;
в) недопущение возникновения осложнений в торгово-экономических отношениях Российской Федерации с государством пребывания, а в случае их возникновения их оперативное урегулирование;
г) участие в разработке и обеспечении позиции Российской Федерации в международных экономических организациях;
д) распространение в государстве пребывания информации о российской экономике и инвестиционном климате в Российской Федерации;
е) осуществление информационного обеспечения заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и российских участников внешнеторговой деятельности о проводимых в государстве пребывания тендерах на сооружение объектов и поставку товаров и услуг;
ж) оказание содействия в получении заинтересованными участниками внешнеторговой деятельности заказов на поставку товаров, работ и услуг, включая торговлю информацией и объектами интеллектуальной собственности, а также в продвижении российских инвестиционных проектов за рубежом;
з) оказание содействия в продвижении на рынок государства пребывания российских товаров, услуг, объектов интеллектуальной собственности и в привлечении инвестиций в Российскую Федерацию, а также в создании благоприятных условий предоставления российским участникам внешнеторговой деятельности кредитных ресурсов в государстве пребывания;
и) оказание содействия в установлении и развитии торговых связей между физическими и юридическими лицами Российской Федерации и государства пребывания.
Все сотрудники оперативного отдела должны быть в штате, иметь высшее образование в юридической, экономической и/или внешнеэкономической сфере, и владеть языком страны пребывания. Исключения для торговых представительств в странах СНГ.
Административно-хозяйственный блок состоит из бухгалтерии в лице штатного главного бухгалтера и внештатного сотрудника заведующего хозяйством, водителя и секретаря.
Руководитель торгового представительства имеет статус дипломата и обладает дипломатической неприкосновенностью.
В перечень должностных обязанностей Торгового представителя входит:
• Представление интересов Российской Федерации по вопросам внешнеэкономической деятельности;
• Контроль за соблюдением государственных интересов Российской Федерации российскими участниками внешнеэкономической деятельности;
• Взаимодействие с аппаратами Президента и Премьер-министра Республики Армения, аппаратами Президента и Правительства Российской Федерации, руководством армянских и российских министерств и ведомств по согласованию с Посольством Российской Федерации в Республике Армения в рамках своей компетенции;
• Взаимодействие с руководством иностранных предприятий, фирм и обществ с участием представителей российских организаций.

3.3. Краткая характеристика имеющихся ИС Торгпредства

Информационные системы Торгпредства имеют централизованную структуру управления из Центрального аппарата Минэкономразвития РФ (в г. Москва). ИС доступны только в режиме чтения и комментирования, при необходимости внесения изменений подготовленные материалы направляются через электронную почту/внутренний портал в Центральный аппарат для сверки и загрузки в базу.

В Торговом представительстве используются следующие ИС:

3.3.1. Система электронного документооборота

В рамках ФЦП «Электронная Россия» в центральном аппарате Минэкономразвития России реализована система, позволяющая организовать безбумажный документооборот как внутри Министерства, так и между ведомствами. Для автоматизации документооборота Министерства используется программная платформа DocsVision, на базе которой компания Digital Design реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота. В структуру управления деятельностью Министерства также входят система управления проектами, внутренний и внешний порталы Министерства, торговая площадка и другие информационные системы.
СЭДО Министерства является основой автоматизированного делопроизводства, на базе и в интеграции с которой функционирует ряд подсистем, такие как работа с законопроектами и работа по учету приказов, электронные административные регламенты.
Но в условиях территориальной распределённости, данная СЭДО используется в Торгпредстве только посредством web-интерфейса для просмотра внутренних документов Министерства, связанных с деятельностью данного Торгпредства. Для внутренних производственных нужд, данное решение не подходит по ряду причин.

3.3.2. Интегрированная информационная система «Кварта»

Интегрированная информационная система «Кварта» (далее ИИС) представляет собой кроссплатформенный инструмент для быстрого и эффективного создания прикладных информационных систем.
Использование ИИС «Кварта» в качестве основы для построения прикладной информационной системы позволило создать гибкую, масштабируемую и защищенную систему, обладающую высоким уровнем надежности. Кроме того, использование ИИС «Кварта» позволило значительно сократить затраты на последующее сопровождение прикладной информационной системы.
Ядро ИИС «Кварта» построено на СУБД высокого уровня (MS SQL Server, Oracle) с использованием стандартных средств корпорации Microsoft на платформе Windows.
Для деятельности Минэкономразвития России были разработаны и инсталлированы следующие автоматизированные информационные системы: «Бюджетный учет», «Бюджетный учет в загранаппарате», «Кадры».
В рамках деятельности Торгового представительства используется только ИС «Бюджетный учет в загранаппарате» в административно-хозяйственном отделе.

3.4. Оперативный отдел Торгпредства

Сотрудники оперативного отдела в первую очередь нуждаются в информационной системе по взаимодействию с организациями страны пребывания для реализации странового плана действий, разработанного и одобренного в Министерстве.
В рамках деятельности и должностных полномочий оперативного отдела, внедряемая ИС должна обеспечивать выполнение следующих функций:
• Реализация внешнеэкономических проектов российских компаний;
• Реализация проектов субъектов Российской Федерации;
• Подготовка и сопровождение бизнес-миссий Минэкономразвития России на международной арене;
• Организация и участие в переговорах на межправительственном;
• Информационно-аналитическая работа (своевременность и полнота подготовки справочных и отчетных материалов);
• Реализация функций по установлению и поддержанию контактов с государственными органами и деловыми, а также с представительствами других государств, находящимися на территории государства пребывания, и международными экономическими организациями;
• Обеспечению консульско-визовой поддержки.

3.5. Требования к реализации информационной системы

В рамках вышеуказанных нормативных документов и рекомендаций, а также в условиях финансовых ограничений, реализация информационной системы по обеспечению основной деятельности Торгового представительства по организации и проведению бизнес-миссий, составлению и ведению паспортов проектов должна быть основана на имеющимся программно-аппаратном комплексе.
Необходимо обеспечить гибкость и адаптивность системы, с учетом последующего внедрения в другие Торгпредства. В данной работе рассматривается Торговое представительство Российской Федерации в Республике Армения, со штатом не превышающим 10 сотрудников. В ряде стран, с которыми налажены надлежащие дипломатические и экономические взаимоотношения, штат сотрудников превышает 100 человек, а также имеется территориальное распределение филиальной сети. К таким торгпредствам можно отнести представительства в Соединенных штатах Америки, Китайской Народной Республике, Французской Республике и Княжестве Монако, Японии.
Помимо численности сотрудников, торгпредства разделяются на используемое программное обеспечение «на местах». В частности, это относиться к правовым, справочным информационным системам страны пребывания.
В зависимости от места пребывания, могут использоваться системы многоязыковой поддержки и автоматического перевода, услуги частной или ведомственной охраны, обеспечения видеонаблюдения, групп быстрого реагирования и пр.
Внедряемая ИС должна включать возможность выгрузки отчетных документов как для сотрудников Торгпредства, контролирующих органов Российской Федерации и связанных ведомств страны пребывания.

3.6. Организация внедрения ИС

Приступая к организации внедрения автоматизированной системы управления документами, необходимо:
• выбрать программную среду системы;
• определить круг задач, которые предполагается автоматизировать;
• очередность реализации;
• четко сформулировать функциональные требования к системе;
• оценить степень обеспечения техническими средствами;
• определить имеющийся бюджет.

3.6.1. Программная среда ИС

В соответствии с пунктом 3.5 данной работы, используемая программная среда включает в себя следующее ПО:
• Операционные системы Microsoft Windows версии XP, 7, 8.1;
• Пакет Microsoft Office 2013 – в частности продукты Excel, Word, PowerPoint, Outlook;
• Adobe Acrobat Reader;
• Архиватор WinRar;
• Комплексная система антивирусной безопасности на основе решения от Лаборатории Касперского.

3.6.2. Задачи для автоматизации

ИС, реализованная в Excel[7], включает автоматизацию следующих задач:
Работа с электронной корреспонденцией.
Сохранение и регистрация входящих сообщений почтового клиента Outlook в электронных таблицах Excel, с последующей обработкой и резервным сохранением на сервере. Исходящие сообщения создаются согласно заготовленным и одобренным шаблонам, с возможностью прикрепления факсимильной подписи и ЭЦП.
Вся переписка, все вложенные файлы и сопроводительные письма сохраняются на сервере. Посредством использования гиперссылок доступ к нужным документам и цепочкам сообщений осуществляется в максимально короткие сроки.
Также происходит отслеживание исполнения полученных писем с привязкой к конкретным сотрудникам.
Вся нумерация корреспонденции согласована с внутренней инструкцией «Об организации документооборота в загранучреждениях Министерства Экономического Развития РФ».

Разграничение доступа исполнителей
Информационная система позволяет гибко настраивать права доступа к документам, журналам регистрации и функционалу ИС всем зарегистрированным пользователям в зависимости от исполняемых обязанностей. Например, регистрация входящей почты доступна только секретарю, отправка внутренних отчетных документов возможно только из под учетной записи руководителя – Торгового представителя.

Взаимодействие с организациями страны пребывания
Ведение клиентской базы, с возможностью применения следующего функционала:
• Хранения контактных данных не менее чем на 5 000 контрагентов;
• Фильтрация списка контактов по любому полю;
• Категоризация по сферам деятельности;
• Импорт записей из информационной системы Spyur.am.
Также необходимо учитывать следующий дополнительный функционал ИС который является желательным, но не обязательным:
• ИС должна содержать формы для добавления новых записей;
• Иметь возможность редактирования и удаления имеющихся записей с разграничением доступа и ведением журнала изменений;
• Файл должен быть доступен через глобальную сеть Интернет.

Автоматизация сопровождения бизнес-миссий
В совокупности с вышеуказанными задачами автоматизации, должна выполняться основная задача деятельности Торгпредства – организация и проведение бизнес-миссий. ИС решает эту задачу с помощью автоматического отслеживания состояния бизнес-миссии, рассылки надлежащих информационных писем контрагентам и сокращении времени на подготовку отчетной документации.

3.6.3. Очередность реализации подзадач

От этапа предварительного планирования до полного завершения работ, осуществляется обучение сотрудников с учетом индивидуальных знаний и требований к интерфейсу информационной системы. В связи с этим, реализация поставленных задач и функционала системы представляет собой не линейную форму, а круговую с отладкой производственного процесса на каждом цикле.
В первую очередь, ИС должна помочь с реализацией задач требующих значительного времени на исполнение, но при этом не относящиеся к основной деятельности Торгпредства. К таким задач можно отнести составление новостных обзоров, автоматизация рассылки уведомлений о мероприятиях, ответы на обращения физических лиц, не подразумевающие дальнейшее взаимодействие со страной пребывания Торгпредства, информационная поддержка делегаций РФ (заказ гостиниц, обеспечение переводчика, оформление командировочных документов) и пр.

3.6.4. Обеспечение техническими средствами

Технические средства требуемые для использования вышеобозначенной ИС представляют собой связку локальной сети с минимумом одним сервером и с автоматизированными рабочими местами исполнителей. Требования к характеристикам АРМ минимальны – они должны поддерживать работы офисного пакета MS Office 2013, иметь доступ в локальную сеть.
Для предоставления доступа с любого устройства в любое время ИС должна иметь интеграцию с облачным хранилищем OneDrive, т.к. в нем реализована поддержка наиболее распространенного офисного пакета MS Office.
На мобильных устройствах, а также при просмотре файла через интернет-браузер предоставляется базовый доступ (без использования макросов). При открытии ссылки на документ через приложение MS Office Excel доступен полный вышеописанный функционал.

3.7. Экономическая целесообразность внедрения ИС
3.7.1. Оценка бюджетирования

Не смотря на то, что ИС базируется на уже имеющийся программно-аппаратной основе и не требует приобретения дополнительных технических средств или программного обеспечения, требуются средства на внедрение и интеграцию ИС в существующую структуру.
Если в штате сотрудников присутствует должность системного администратора, инженера, специалиста по информационным технологиям, то достаточно будет провести для него кратковременное обучение с акцентом на взаимодействие с ресурсами имеющийся сети. В противном случае, потребуется переподготовка минимум одного сотрудника, предположительно из оперативного отдела, для сопровождения системы. Т.к. большинство данных, обрабатываемых в ИС представляют из себя документы с грифом ДСП – для служебного пользования, и доступ к ним запрещен для внешних специалистов ИТ по договору аутсорса.

3.7.2. Расчёт стоимости внедрения

В итоге затраты на внедрение ИС составляют только командировочные расходы (билеты до страны пребывания, оплата проживания, пр. транспортные расходы) специалиста из Министерства. Время, требуемое на внедрение ИС на базе Excel с адаптацией под конкретное торгпредство с учётом обучения сотрудников варьируется от одной до трёх недель.

Доступа нет, контент закрыт


Нетология

Заключение

В рамках настоящей работы рассмотрены основные аспекты создания системы электронного документооборота с учетом требований Российского законодательства для обеспечения деятельности торгового представительства от Министерства экономического развития Российской Федерации. Также были рассмотрены общие вопросы по особенностям построения электронного документооборота в органах государственной власти.
Результаты данной работы содержат практические рекомендации по построению информационной системы с учетом указаний нормативных правовых актов и руководящих документов в области электронного документооборота, для обеспечения деятельности торгпредств в странах пребывания.
Благодаря проведенной работе и полученным результатам, организация внутреннего, автоматизированного документооборота в малых государственных предприятиях значительно упрощается и представляет собой определенный и полноценный комплекс мероприятий, направленный на построение системы электронного документооборота.
Список использованной литературы

1. Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков – ВНИИДАД – М., 2005
2. Жвакина Е.А. Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ECM. Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) http://ecm-journal.ru/docs/Tekushhee-zakonodatelstvo-v-sfere-ehlektronnogo-dokumentooborota-i-SEhDECM.aspx
3. Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации. Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г. – Росархив. ВНИИДАД. – М., 2003
4. Федеральный закон от 08 декабря 2003 г. N 164-ФЗ “Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности” – http://base.garant.ru/12133486/
5. Постановление Правительства РФ от 05 июня 2008 г. N 437 “О Министерстве экономического развития Российской Федерации” – http://base.garant.ru/12160901/
6. Постановление Правительства РФ от 27 июня 2005 г. N 401 “Об оптимизации системы торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах” – http://base.garant.ru/12140752/
7. Спиридонов О. В. Работа в Microsoft Excel 2010: курс. М.: Интернет-Университет Информационных Технологий, 2010 – 438 c.
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – http://base.garant.ru/12148555
9. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» – http://base.garant.ru/185891/
10. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – http://base.garant.ru/70650732
11. ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (эквивалент ISO 15489-1-2001) – http://base.garant.ru/70181184
12. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» – http://base.garant.ru/6177366
13. ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» – http://base.garant.ru/5922562
14. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» – http://base.garant.ru/193690
15. ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем» – http://base.garant.ru/5369685
16. ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» – http://base.garant.ru/71260466
17. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» – http://base.garant.ru/71212128
18. ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» – http://base.garant.ru/71557934
19. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. http://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1652105



Заказать учебную работу

Данный текст представлен в том виде, в котором добавлен его автором. Используйте данный текст в качестве примера или шаблона для своего научного труда. А лучше закажите уникальную работу с высоким процентом уникальности

Проверить уникальность

Внимание плагиат! Будьте осмотрительны. Все тексты перед защитой проходят проверку на плагиат. Перед использованием скачанного материала обязательно проверьте текст на уникальность и повысьте ее, при необходимости

Был ли этот материал полезен для Вас?

Комментирование закрыто.