Содержимое

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Так, один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.
В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.
Малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к большим потерям в деятельности предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянное время, деньги и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.
Актуальность темы. Тема данного исследования актуальна тем, что в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.
Степень научной разработанности темы. Изучением основных положений управления социально-экономических и политических процессов, занимались такие отечественные и зарубежные ученые и практики как Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Аладин Н.А.,Андреева В.И., Антошечкина Е.Ю.,Асеев С.Ю.,Белая Т. Р., Бибер Е.Н., Борисенко И.Н., Ефимова О.А., Журавлева Н.Н., Замлинский В.А., Дмитриенко М.Ф., Калянов Г.Н., Каменева Е.М.,Князева Т.А., Крылова И.Ю., Кузнецов С.Л., Непогода А.В., Семченко П.А., Орлов С.А., Подолина О.В.,РаздорожныйА.А., Романов Д.А., Рысков О.И., Таранченко О.А., Фатхутдинов Р.А., Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Чернов В.Н. и другие.
Однако, в силу специфики нынешнего времени, постоянно меняющегося окружающего мира, оказывающих влияние на любую организацию экзогенных факторов, вопрос автоматизации системы документооборота продолжает оставаться дискуссионным.
Актуальность данной проблемы обусловило выбор темы исследования: «Автоматизированная система документооборота в ООО «Магистраль».
Проблема нашего исследования связана с выделением ключевых особенностей процесса внедрения и эксплуатации автоматизированной системы документооборота в организации.
Цель исследования – разработать рекомендации по внедрению и промышленной эксплуатации автоматизированной системы документооборота в ООО «Магистраль» для повышения эффективности её функционирования.
Объектом исследования являются автоматизированные системы документооборота в организации.
Предмет исследования – процесс внедрения и эксплуатации автоматизированной системы документооборота в организации.
Для достижения данной цели и в соответствие с определенными проблемой, объектом и предметом исследования поставлены следующие задачи:
1) Проанализировать основные принципы организации современного документооборота
2) Рассмотреть существующие архитектуры автоматизированных систем документооборота в организации и предложить наиболее оптимальную для рассматриваемого предприятия
3) Разработать рекомендации по внедрению и эксплуатации автоматизированной системы документооборота в организации, обосновать её эффективность.
Методологическую основу исследования составляют общенаучные (анализ, аналогия, сравнение, обобщение, логические выводы и другие) и частнонаучные (сравнительный, исторический, правовой, догматический, формальный и др.) методы познания.
Эмпирическую основу исследования составили результаты внедрения и опытно-промышленной эксплуатации автоматизированных систем документооборота в организациях, а также изучение специализированной литературы и других источников в соответствии с темой исследования.
Практическая значимость настоящей дипломной работы связана с решением важных исследовательских задач, а также в применении основных её положений в практической деятельности профильными специалистами организаций всех форм собственности, а также научными работниками и аспирантами, занимающимися исследованием данной проблемы.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, списка используемых источников.

ГЛАВА 1. ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ДОКУМЕНТООБОРОАТ В ООО «МАГИСТРАЛЬ»

1.1.Организационно-экономическая характеристика ООО «Магистраль»

1.2.Организация документооборота ООО «Магистраль»

1.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Магистраль»

Общество с ограниченной ответственностью «Магистраль» образовано в соответствие с уставными документами в 2002 году, как транспортная компания. В 2004 году ООО «Магистраль» расширилось как компания по строительству, эксплуатации и передачи в аренду объектов недвижимости.
Сокращенное наименование: ООО «Магистраль». Учитывая, что предприятие объединяет некоторое множество дочерних и зависимых компаний равной или смежной отрасли, можно классифицировать анализируемое предприятие как холдинговую структуру.
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Магистраль» регистрируется, функционирует и ликвидируется в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ (действующая редакция, 2016) и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (действующая редакция, 2016).
Успешно реализовав в 2009-2015 гг., несколько проектов по строительству объектов в качестве заказчика и инвестора-застройщика, «Магистраль» избирает своей стратегией комплексный подход к строительству объектов недвижимости.
Развитая инфраструктура и удобное расположение комплексов, застраиваемых компанией «Магистраль» совместно с партнерами, позволяет участвовать в реализации государственных программ развитию жилищной сферы в Российской Федерации.
Организационная структура ООО «Магистраль»имеет органический матричный вид. Матричный подход к организационной структуре характеризуется сосуществованием функциональных и дивизиональных командных цепочек. В нашем случае, функционалы структуры – это департаменты холдинга, которые выделены в соответствие с видами деятельности, осуществляемыми ООО «Магистраль», дивизионалы представлены основными и вспомогательными бизнес-процессами в соответствие с направлениями деятельности каждого департамента. Каждый из представленных департаментов имеет статус отдельного юридического лица, аффилированного с ООО «Магистраль».
Руководство холдингом осуществляется исполнительным органом – Советом директоров, в задачи которого входит стратегическое планирование развития холдинга в целом, непосредственно департаменты холдинга в лице руководителей департаментов подчиняются Президенту холдинга, который осуществляет стратегическое руководство холдингом. Руководители департаментов осуществляют оперативное руководство деятельностью департаментов и непосредственно участвуют в стратегическом планировании.
Основные цели и задачи департамента строительства – собственно проектировка и строительствообъектов, что является основным производством. Кроме этого в департаменте строительства имеются вспомогательные и обеспечивающие службы для основного производства.
Департамент строительства непосредственно взаимодействует с Департаментом эксплуатации, передавая ему выстроенные и принятые государственной комиссией объектынедвижимости. В свою очередь Департамент эксплуатации обеспечивает непосредственно продажу объектов недвижимости конечным покупателям (заказчикам), кроме этого в задачи Департамента эксплуатации заключаются в следующем:
 Поиск заказчиков, инвесторов, субподрядчиков строительства;
 Участие в тендерах, которые размещают заказчики, в том числе государственные и муниципальные органы;
 Разработка принципов ценообразования на готовые к продаже объекты недвижимости;
 Взаимодействие с кредитными организациями с целью реализации готовых объектов недвижимости через различные кредитные программы;
 Эксплуатация объектов недвижимости (техническое и технологическое обеспечение), оставленных на балансе предприятия.
Департамент Эксплуатации непосредственно взаимодействует с Департаментом аренды в части передачи последнему объектов недвижимости для предоставления таких объектов частным и корпоративным нанимателям на краткосрочный и долгосрочный период. В данном случае Департамент Аренды выступает посредником между ООО «Магистраль» как собственником объектов недвижимости и клиентами – потенциальными нанимателями.
Таким образом, можно резюмировать, что исследуемое предприятие реализует свою деятельность на основах проектного управления, что позволяет выделять ключевые виды деятельности в приоритетные проекты и обеспечивать их реализацию за счет основных и вспомогательных служб, которые взаимодействуют на уровне бизнес-процессов.
Преимущества представленной матричной организационной структуры ООО «Магистраль»:
 высокая гибкость;
 сокращение численности управленческого персонала по сравнению с иерархическими структурами.
Недостатки представленной матричной организационной структуры ООО «Магистраль»:
 очень высокие требования квалификации, личным и деловым качествам руководителя проекта, который должен не только управлять всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учитывать место проекта в сети проектов компании;
 дробление ресурсов между проектами;
 сложность взаимодействия большого числа проектов в компании;
 усложнение процесса развития организации как единого целого.
Вывод: преимущества перевешивают недостатки на предприятиях с небольшим числом одновременно выполняемых проектов.
Далее рассмотрим основные финансово-экономические показатели предприятия за 2014 – 2015 гг.
Очевидно, что за исследуемый период предприятие увеличило свою выручку на 14,2%, при этом валовая прибыль и прибыль от продаж показали наименьший темп прироста 8,6% и 1,2% соответственно. Связано это в первую очередь с ростом затрат предприятия.

Таблица 1. Анализ финансовых результатов ООО «Магистраль», за 2014– 2015 гг.
Показатель 2014 год 2015 год Отклонение
(абсолютное) Отклонение
(относительное), %
выручка-нетто 7764770 8867841 1103071 14,2
валовая прибыль 4278757 4648046 369289 8,6
прибыль от продаж 1499456 1517806 18350 1,2
прибыль до налогообложения 1141368 1540517 399149 35,0
чистая прибыль 780672 1139357 358685 45,9

С другой стороны, за счет прочих доходов и процентов к получению предприятие смогло увеличить конечные результаты своей деятельности, т.к. прибыль до налогообложения и чистая прибыль показали темп прироста 35% и 45,9% соответственно. Таким образом, можно классифицировать, что финансовые результаты предприятия можно признать хорошими.
Общим итогом всех проведенных выше расчетов служит анализ рентабельности, что позволит нам сделать промежуточный вывод об общей эффективности деятельности предприятия (таблица 2).
Очевидно, что за исследуемый период у исследуемого предприятия эффективность его деятельности имеет тенденцию к росту – т.к. 4 показателя из 6 возможных имеют положительную динамику, кроме этого нужно обратить внимание на то, что два показателя, а именно рентабельность активов и операционная рентабельность показывают темп роста, превышающий 10% (13,6% и 18,2% соответственно).
Имеются два отрицательных момента – это снижение рентабельности продаж на 11,4%, что связано с ростом затрат, и снижение рентабельности инвестиций до налогообложения, что связано с меньшим темпом роста операционной прибыли по сравнению с чистой прибылью.

Таблица 2. Анализ показателей рентабельности ООО «Магистраль», за 2014 – 2015 гг., %
Показатель 2014 год 2015 год Отклонение
(абсолютное) Отклонение
(относительное)
Рентабельность продаж 19,31 17,12 -2,2 -11,4
Операционная рентабельность 14,70 17,37 2,7 18,2
Чистая рентабельность 10,05 12,85 2,8 27,8
ROI (рентабельность инвестиций) до налогообложения 44,40 44,05 -0,4 -0,8
ROI после налогообложения 30,37 32,58 2,2 7,3
ROE (рентабельность собственного капитала) 30,37 32,58 2,2 7,3
ROA (рентабельность текущих активов) 29,20 33,18 4,0 13,6

Очевиден так же бесспорно положительный момент – это рост чистой рентабельности предприятия на 27,8%, это обусловлено как уже говорилось выше ростом прочих доходов предприятия и процентов к получению.


1.2. Организация документооборота ООО «Магистраль»

Весь документооборот Департамента строительства и Департамента эксплуатации реализован в единой корпоративной информационной системе (КИС) на платформе SAPERP. Для промышленных и строительных предприятий система SAP выглядит более привлекательной из-за большого охвата бизнес-функций, наличия множества отраслевых решений, возможности совместной работы с существующим конструкторско-техническим программным обеспечением. Система SAP – это инструмент дисциплинированного пользователя, что психологически подходит для персонала предприятий уровня ООО «Магистраль», т.к. это проектноориентированное предприятие с жёсткой дисциплиной и унифицированными правилами работы и поведения.
В свою очередь Департамент аренды не включен в КИС, его документооборот реализован только в части бухгалтерского учета и отчетности на базе 1С: Бухгалтерия, следовательно, документооборот автоматизирован только части обеспечивающих бизнес-процессов, что усложняет работу департамента и снижает эффективность не только его деятельности, но и эффективность его взаимодействия с другими подразделениями холдинга.
Безусловно, можно работать без развитой системы электронного документооборота. В качестве среды распространения документов в данном случае используется программа MicrosoftOutlook. С её помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образцов документов, получаемых путем сканирования, копирования первичных бумажных оригиналов. К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

>

Доступа нет, контент закрыт

ГЛАВА 2.ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «МАГИСТРАЛЬ»

Тинькофф All Airlines [credit_cards][status_lead]

2.1.Анализ действующей системы документооборота в ООО «Магистраль», её проблемы и недостатки

2.2.Анализ систем электронного документооборота

2.1. Анализ действующей системы документооборота в ООО «Магистраль», её проблемы и недостатки

Итак, как было показано выше, в Департаменте арендыавтоматизированы только обеспечивающие бизнес-процессы в бухгалтерском и финансовом отделе, все остальные бизнес-процессы реализуются в MSOffice, в связи, с чем в Департаменте арендыбольшое количество документов на бумажных носителях, что способствует повышению нагрузки на персонал и как следствие снижает эффективность деятельности исследуемого Департамента и производительность труда его сотрудников.
Проанализируем основной бизнес-процесс точки зрения методологии ARIS. (Модель, сформированная с помощью технологии и методологии ARIS, представлена в приложении 1). В основном бизнес-процессе выделяются следующие объекты:
1) Поступил запрос (заявка) от клиента.
2) Запрос регистрируется руководителем клиентского отдела на бумажном носителе в журнале регистраций, далее поступивший запрос передается:
 в обработку заказов – продолжение основного бизнес-процесса (выписывается наряд-заказ сотруднику)
 в планирование – т.е. в обеспечивающие и управленческие бизнес-процессы (выписывается заявка на пакет документов)
3) В журнале регистраций проставляется отметка о том, что данные запроса переданы
4) Данные запроса переходят к сотруднику, который назначается ответственным за выполнение заказа
5) Сотруднику передается наряд-заказ на выполнение, в журнале регистрации напротив поступившего заказа указывается ответственный сотрудник.
Нужно отметить, что в среднем в Департаменте аренды создается ежемесячно 3 каталога объектов недвижимости (по уровню класса объектов), в ежемесячной экспозиции находится более 120 объектов.
Объекты уже сданные, по которым идет мониторинг, составляют в среднем 35% от общего ежемесячного экспозиционного количества объектов (т.е. от 42 до 45 объектов).
В день при 8-ми часовой продолжительности рабочего дня на один объект (мониторинг объекта, постановка в базу, внесение в каталог) сотрудники клиентского отдела не могут тратить более 40 мин. Но это только в том случае, если сотрудники клиентского отдела не выполняют другие функциональные обязанности:
 Общение с клиентами занимает в среднем у сотрудников клиентского отдела ¼ рабочего дня или в среднем 90 – 100 мин.;
 Выезд с клиентом на объект занимает не менее ¼ рабочего дня или в среднем до 120 мин;
 Подготовка документации и оформление договоров занимает в среднем 50 – 60 мин. в день;
 Составление и предоставление отчетности занимает не менее ¼ рабочего времени или в среднем до 120 мин.
Только таким образом клиентам Департамента арендыбудет предоставлено полное и объективное информационное предложение. Т.к. именно информационное предложение об имеющихся в наличии объектах не только генерирует денежный поток, но и составляет конкурентное преимущество в посреднической деятельности, к коей относится деятельность по предоставлению услуг аренды.
Ни один из представленных вышеобъектов бизнес-процесса не автоматизирован, т.е. все действия с поступившим заказом клиента осуществляются либо в устном общении, либо на бумажном носителе, следовательно, высока вероятность того, что бумажные документы либо будут утеряны полностью, либо часть из них будет утрачена в силу человеческого фактора.

Таблица 3. Анализ производительности труда в Департаменте арендыООО «Магистраль», за 2014– 2015 гг.
Показатель 2014 год 2015 год Изменение Изменение, %
среднегодовая численность персонала Департамента Аренды 41 59 18,0 43,9
среднегодовая численность операционного персонала (ЧР) 24 25 4,5 19,1
удельный вес операционного персонала в общей численности (Уд) 0,58 0,48 -0,1 -17,2
отработано одним рабочим дней за год (Д) 215 216 1,0 0,5
отработано часов всеми сотрудниками 38857 51995 13139,0 33,8
средняя продолжительность рабочего дня (П), ч 7,6 8,5 0,9 11,8
реализовано услуг, тыс. руб. 25489 23276 -2213,0 -8,7
выработка на одного операционного сотрудника
среднегодовая (ГВ), тыс. руб. 1071,9 821,9 -250,0 -23,3
среднедневная (ДВ), тыс. руб. 118,6 107,8 -10,8 -9,1
среднечасовая (ЧВ), тыс. руб. 15,6 12,7 -2,9 -18,7
∆ГВуд = ∆Уд*Д0*П0*ЧВ0, тыс. руб. -2548
∆ ГВд = Уд1*∆Д*П0*ЧВ0, тыс. руб. 56,9
∆ГВп = Уд1*Д1*∆П*ЧВ0, тыс. руб. 1455,6
∆ГВчв = Уд1*Д1*П1*∆ЧВ, тыс. руб. -2574

Сотрудники данного подразделения при существующем неавтоматизированном документообороте тратят от 65% до 80% своего рабочего времени не на основные, но на обеспечивающие виды деятельности. Далее проанализируем показатели производительности труда сотрудников департамента аренды (таблица 3). На производительность труда влияют следующие факторы: удельный вес (Уд) операционного персонала в общей численности персонала, количества отработанных дней одним операционным сотрудником за год (Д), продолжительности рабочего дня (П), среднечасовой выработки рабочих (ЧВ).
Первый и очевидный момент – эффективность деятельности Департамента аренды снижается, т.к. выручка от реализации услуг сократилась на 8,7% за 2015 год. Но указанное снижение зависит не только внутренних, но и от внешних факторов – на снижение выручки также влияет объем снижения платежеспособного спроса на услуги, которые предоставляет Департамент Аренды.
Следующие отрицательные факторы влияния, которые снизили производительность труда персонала в Департаменте аренды:
 Отрицательное влияние оказало на выработку одного операционного сотрудника сокращение удельного веса данной категории в общей численности персонала (стоимость фактора влияния -2548,9 тыс. руб.);
 Также отрицательное влияние оказало сокращение среднечасовой выработки при увеличении средней продолжительности рабочего дня (стоимость фактора влияния -2574,7 тыс. руб.).
Очевидно, что увеличение фактически отработанного времени в 2015 году связано в основном с отсутствием автоматизации деятельности в целом Департамента аренды и отсутствием автоматизации документооборота в частности.
Кроме этого, основой всех бизнес-процессов является необходимый каталог объектов. Следовательно, каталог объектов должен обновляться в режиме on-line, показывать свободные и доступные объекты, а также зарезервированные или находящиеся в процессе оформления.
Кроме указанных выше основных причин, обуславливающих необходимость автоматизации документооборота в Департаменте аренды, имеются следующие причины:
 Повышение уровня взаимодействия сотрудников Департамента аренды (т.к. многие бизнес-процессы пересекаются и взаимосвязаны);
 Повышение уровня взаимодействия между сотрудниками Департамента арендыи Департамента эксплуатации;
 Установление оперативной обратной связи между сотрудниками как внутри Департамента аренды, так и вне его.
В ООО «Магистраль» применяются практически все способы передачи информации. Последнее время очень часто используются электронные письма, которые частично позволяют сократить документооборот и повысить эффективность управленческой деятельности.
В организации в достаточной мере используются системы безопасности способов защиты информации – криптографической защиты информации.
Для выявления планов администрации ООО «Магистраль» в области проведения мероприятий по обеспечению информационной безопасности была составлена табл.4.

Таблица 4. Оценка планов администрации ООО «Магистраль» в области проведения мероприятий по обеспечению информационной безопасности
Мероприятия по обеспечению информационной безопасности Да Нет
1. Комплекс систем обеспечения информационной безопасности +
2. Информационное и функциональное моделирование организации +
3. Разработка политики информационной безопасности +
4. Анализ рисков возникновения угроз информационной безопасности –
5. Планирование восстановительных работ в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций +
– системы разграничения доступа +
– системы антивирусной защиты +
– межсетевые экраны +
-системы криптографической защиты информации +

Представленные данные позволяют сделать вывод, что администрация ООО «Магистраль» планирует совершенствовать информационные системы управления операционным процессом, а также повышать эффективность управления с помощью использования современных программных средств.
На дальнейшем этапе исследована потребность ООО «Магистраль» в области компьютерного, технического и информационного обеспечения процесса (табл. 5 и рисунок 1).

Таблица 5. Исследование потребности ООО «Магистраль» в области компьютерного, технического и информационного обеспечения
Internet – Решения Да Нет
В приобретении новых компьютеров +
В обновлении имеющихся компьютеров +
Установке локальных сетей +
В сервисном обслуживании имеющееся техники +
Приобретение лицензий на ПО и обучение +
Реализация комплексного проекта «под ключ» +
Реализация комплексного проекта с предварительным консалтингом и реинжинирингом +
Другое +

Все компьютеры объединены в локальную сеть, чтобы можно было некоторые документы переправлять с одного компьютера на другой, а также иметь выход в общую базу данных.Исследование потребности ООО «Магистраль» в области компьютерного, технического и информационного обеспечения позволило выявить то, что организация нуждается в новых информационных системах, используемых на рынке программного обеспечения деятельности и обновлении уже имеющихся, чтобы повысить качество продукции и оперативность управления производством.

Рисунок 1. Результаты опроса персонала в потребности ООО «Магистраль» в области информационного обеспечения.

В ООО «Магистраль» пройден этап, когда работа была ориентирована на использование компьютера как отдельного рабочего места или рабочей станции в составе локальной сети. Основной упор делается на создание и совершенствование информационной сети организации, которая позволит использовать самые современные информационные технологии.
По данным табл. 6 можно сделать вывод, что, как и в любой другой организации, в ООО «Магистраль» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.
Важнейшим фактором эффективной системы управления является удовлетворение информационных потребностей сотрудников о состоянии дел в организации. От того, как построена система информации в организации, во многом зависит отношение работника к проблемам организации, его удовлетворенность трудом в целом.

Таблица 6. Исследование недостатков в области информационного обеспечения
Наименование Да Нет Затрудняюсь ответить
Несвоевременное донесение информации 15 9 1
Психологический настрой работников 16 6 3
Боязнь общаться с руководством 8 14 3
Проблемы системы информации 9 13 3

Рисунок 2. Исследование недостатков в области информационного обеспечения

Системой информации о положении дел в организации ее сотрудники в основном удовлетворены.
Все указанные выше причины, обуславливающие необходимость автоматизации, будут служить целям повышения эффективности деятельности Департамента аренды в целом и снижению нагрузки на сотрудников, что будет способствовать производительности труда.

2.2. Анализ систем электронного документооборота

Для создания системы электронного документооборота рассмотрим основные программные продукты, представленные на российском рынке.
Краткие характеристики системы «CompanyMedia».
Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная системапредназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:
1) корпоративность – система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
2) полиструктурность – система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;
3) высоконадежный механизм доставки информации – использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;
4) сложные перекрестные связи документов – система позволяет устанавливать «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
5) организация так называемого «сквозного документооборота» – система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.
CompanyMediaпредназначена для решения следующих задач:
 документационного обеспечения управления;
 управления типовыми деловыми процессами;
 управления документацией;
 управления потоками работ и документов в рамках, регламентированных и произвольных деловых процессов;
 доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация). [18]
Краткие характеристики системы «LanDocs».
LanDocs является собственной разработкой компании ЛАНИТ. Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

Доступа нет, контент закрыт

ГЛАВА 3.ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «МАГИСТРАЛЬ»

3.1. Внедрение СЭД PayDox в ООО «Магистраль»

3.2.Расчет экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота в ООО «Магистраль»

3.1. Внедрение СЭД PayDox в работу ООО «Магистраль»

Целью данного раздела является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.
Во-первых, следует подробнее рассмотреть СЭД PayDox, указаннуювовторой главе настоящей работы. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД ипроизвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.
Во-вторых, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.
Архитектура системы.
Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Рисунок 3. Архитектура системы

Организация системы – трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей – Internet-браузер, сервер приложений – web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. [19]
Структура электронного документа.
Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет-фактура.
Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рисунок 4. Модель электронного документа

Настройка установки системы.
Для инсталляции выделим для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) – программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) (рисунок5).

Рисунок 5. Активация ASP

Можно отдельный IP-адрес для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.
Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере.
Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.
Запускаем IIS следующим образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)», далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рисунок 6)

Рисунок 6. Настройка IIS

Позже, при возникновении необходимости подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.
База данных инсталлируемой версии PayDox Personal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.
После того как мы решим использовать систему для работы среальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров – чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.
Для этого заменим файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin.
Создание сложных форм документов.
Необходимо настроить системы на достаточно сложные формы документов. Будем называть сложными документами те, для которых необходимо: вести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.
Вот перечень настроек, которые необходимо сделать, чтобы вести в системе всю информацию о таком сложном документе:
1) Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным реквизитам документа.
Для счета-фактуры это может быть следующий набор реквизитов: Продавец, – Адрес продавца, – ИНН продавца, – Грузоотправитель, – Адрес грузоотправителя, – Грузополучатель, – Адрес грузополучателя, – Покупатель, – Адрес покупателя, – ИНН покупателя, – Руководитель организации (предприятия), – Главный бухгалтер, – Итоговая сумма.
Информация о товарах/услугах: Наименование товара, – Единица измерения, – Количество, – Цена (тариф за ед. изм.) руб., – Сумма, – Налоговая ставка, – Сумма налога, руб., – Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., – Номер строки.
2) Определить формулы для расчетных реквизитов документа.
3) Создать печатную форму документа и определить данные для вывода.
Для счета-фактуры пример файла в формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc
4) Создание структуры данных.
Для счета-фактуры пример структуры данных расположен в самой БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb
Это две таблицы: Счет-фактура – реквизиты и Счет-фактура – товары. В карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации – информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура – реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.
В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура – реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура – реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDoxкак внешний источник данных.
Определение формул для расчетных реквизитов документа
Формулы для расчетных реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.

Рисунок 7. Счет-фактура – товары

Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы для итоговых значений реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.
Рассчитанные итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных.
Рассчитанное итоговое значения суммы и количества счета-фактуры необходимо автоматически записать в полесуммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа.
5) Вывод сформированного документа в MS Word.
Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.
Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:
 полям стандартной таблицы DOCS, формат имени закладки DocField_ для вывода в документ значения поля )
 расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_ для вывода в документ значения поля внешнего источника данных)
 полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_ для вывода в документ значения поля подчиненного документа)
Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.
Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.
Такая программная настройка делается в файле программной настройки UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.
Настройка связи с MS Word.
Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документоов система будет выдавать ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. – 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.
Запускаем программу DCOMCNFG.EXE

Рисунок8.ЗапускпрограммыComponentServices

Рисунок 9. Настройка прав доступа к документу Microsoft Word
ВыбираемComponentServices ->Computers ->MyComputer ->DCOMConfig. ВнастройкахMicrosoftWordDocumentукажитенавкладкеIdentity пользователя Administrator (иукажитеегопароль):
Добавьте во всех 3-х пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).
Попробуем снова вызвать документ MS Word из PayDox. Если ошибка повторится, следует перезагрузить Windows.


3.2. Расчет экономической эффективности внедрения системы электронного документооборотав ООО «Магистраль»

Целесообразность внедрения любой системы автоматизированного документооборотаоценивается с точки зрения ее экономической эффективности.
Экономическая эффективность основывается на сопоставлении результатов функционирования системы и связанных с ним затрат, представляя тем самым ее качественную характеристику.
Оценка эффективности связана с расчетом ряда абсолютных и относительных показателей.

Доступа нет, контент закрыт


Нетология

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
Проведенное нами исследование в области бумажного делопроизводства позволиловыявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
 неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;
 большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленнаяреакцияна новые воздействия;
 избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
 бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
 избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа и др.
В любой организации, в независимости от её размеров, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:
 Функционал – набор возможностей, которые предлагает система;
 Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;
 Стоимость системы;
 Сроки внедрения системы.
Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.
Создание автоматизированной системы документооборота в Департаменте аренды ООО «Магистраль» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:
 освобождением физического места для хранения документов;
 снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;
 уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
 снижением расходов на персонал и оборудование и др.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:
 значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
 повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;
 повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
 улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента аренды.
Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение автоматизированной системы документооборота в Департаменте аренды ООО «Магистраль» необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.
Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.
Таким образом, цель работы достигнута. Рассчитана эффективность внедрения СЭД. Сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать одного года.
Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекса Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ (действующая редакция, 2016)
2. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ (действующая редакция, 2016).
3. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. М.: Эксмо, 2014. – 459 с.
4. Автоматизация делопроизводства. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] – Режим доступа http://www.directum.ru/339091.aspx – 23.11.2016
5. Аладин Н.А. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2015. – №7. – С.57-59
6. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.-практич. пособие/ В.И. Андреева.– М.: Кнорус, 2014.– 267 с.
7. Антошечкина Е.Ю. Основные этапы создания СЭД: от обследования – до ввода в промышленную эксплуатацию. Методические материалы конференции ЭОС «Весенний документооборот – 2015». – 354 с.
8. Асеев С.Ю. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)» [Электронный ресурс]/ Асеев С.Ю, Князева Т.А. – Режим доступа- www.fpn.asu.ru/files/CADED.doc- 23.11.2016
9. БелаяТ. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2014. – №3. – С.40-47
10. Бибер Е.Н.Жизнь документа в системе электронного документооборота / Е. Бибер// Секретарское дело .– 2014. – №11. – С. 24–27.
11. Борисенко И.Н. Автоматизированный документооборот: учеб. пособие/И.Н. Борисенко.– Омск: ОмГТУ, 2014.– 77с.
12. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации/ О.А. Ефимова // Секретарское дело.– 2013.– №4.– С. 37–42.
13. Журавлева Н.Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2015. – №9. – С.92-95
14. Замлинский В.А., Дмитриенко М.Ф., Балабушевич Т.А. и др. Документоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. – К., 2013. – 202 с.
15. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник/под ред. проф. В.В. Трофимова. – М.: Высшее образование, 2014. – 480 с.
16. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2014 г.– 216 с.
17. Каменева Е.М. Все секреты регистрации документов/Е.А. Каменева// Делопроизводство и документооборот на предприятии.– 2014.– № 11.– С.23–26.
18. Князева Т.А. Отечественные системы автоматизации делопроизводства[Электронный ресурс] / Т. Князева. – Режим доступа http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=10513&SECTION_ID=765–23.11.2016.
19. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. М.: Бизнес-пресса, 2014. – 122 с.
20. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап/ С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С.30–33.
21. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве): учеб.-практич. пособие/ Кузнецов С.Л. – М.: Интелсинтез, 2015. – 208 с.
22. Кузнецов С.Л.Прием и передача документов в автоматизированных системах / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.– 2013.– №3. – С. 36–39.
23. Кузнецов С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2014. – №3. – С.63-69
24. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2015. – 177.
25. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. 3-е издание. СПб.: Питер, 2013.
26. Подолина О.ВАвтоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: Работа с его шаблонами/О.В. Подолина// Секретарское дело.– 2015.– №10. – С. 20–23.
27. Подолина О.В.Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного документооборота/ О.В. Подолина//Секретарское дело. – 2015.– №1 – С. 67–68.
28. Подолина О.В., Подписание документа одним нажатием клавиши Enter/ О.В. Подолина, Д. Вдов //Секретарское дело.– 2015.– №4. – С. 22–24.
29. Подолина О.В. Согласование документов в системе электронного документооборота/ О.В. Подолина// Секретарское дело.– 2015. – №12. – С. 26–28.
30. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности[Текст]: учеб. пособие /А.А. Раздорожный . – М.: ИНФРА-М, 2015. – 304 с.
31. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте: учеб.-метод. рекомендации / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова.– М.: ДМК Пресс, 2013. – 224 с.
32. Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения управленческой деятельности /О.И. Рысков // Секретарское дело.– 2013.– №3.– С.10–12.
33. Справочник делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: учеб. пособие / Павлюк Л.В. [и др.].– М., Сп: Герда, 2014. – 383 с.
34. Таранченко О.А. Делопроизводство – автоматизация работы/О.А. Таранченко // Секретарское дело.– 2013. – №4 – С. 27–28.
35. Фатхутдинов Р.А. Организация производства: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.–М.: ИНФ–М, 2014. – 89 с.
36. Фрост Р., Дей Дж., Ван К., Базы данных. Проектирование и разработка. М.: NTПресс, 2014. – 312 с.
37. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией», 2016. – 303 с.
38. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления: Справочник–М. Изд-во «Мысль», 2014. –94 с.



Заказать учебную работу

Данный текст представлен в том виде, в котором добавлен его автором. Используйте данный текст в качестве примера или шаблона для своего научного труда. А лучше закажите уникальную работу с высоким процентом уникальности

Проверить уникальность

Внимание плагиат! Будьте осмотрительны. Все тексты перед защитой проходят проверку на плагиат. Перед использованием скачанного материала обязательно проверьте текст на уникальность и повысьте ее, при необходимости

Был ли этот материал полезен для Вас?

Комментирование закрыто.