Содержимое

 

Введение

 

Процесс управления невозможен без системы документооборота, так как документ является главным инструментом руководства, а так же важнейшим средством реализации функций управления и основным организационно-техническим механизмом практически всех управленческих операций. В соответствии с этим совершенствование управления системой документооборота, упорядочение документопотоков в муниципальных органах выступает как один из важнейших способов улучшения, удешевления и рационализации системы управления, а также повышения качества муниципальных услуг [16].

Уменьшение объемов документооборота и организация соответствующего порядка в документировании управления представляет собой сложный и трудоемкий процесс. Совершенствование системы документооборота невозможно рассматривать в отрыве от совершенствования методов и стиля работы аппарата управления.

Таким образом, актуальность темы исследования определяется тем, что совершенствование управления системой документооборота на муниципальном уровне позволяет повысить профессионализм муниципальных служащих, обеспечить оперативное и максимально гибкое реагирование органов местного самоуправления на постоянно меняющиеся требования современного информационного общества.

Объектом исследования является администрация  МО – Рыбновский муниципальный район Рязанской области (администрация Рыбновского муниципального района).

Предметом исследования выступает современное состояние управления организацией системы документооборота в администрации муниципального образования.

Целью выпускной бакалаврской работы является изучение управления организацией системы документооборота в администрации Рыбновского муниципального района и разработка рекомендаций по его совершенствованию. Для достижения этой цели в работе были последовательно решены следующие задачи:

  • определить сущность и основные элементы системы документооборота в современных условиях;
  • рассмотреть проблемы и перспективы внедрения системы электронного документооборота в органах власти;
  • проанализировать характеристику и современное состояние управления организацией системы документооборота в администрации Рыбновского муниципального района;
  • оценить эффективность управления организацией системы документооборота в администрации Рыбновского муниципального района;
  • разработать направления совершенствования управления организацией системы документооборота в администрации Рыбновского муниципального района.

Эмпирической базой выпускной квалификационной работы явилась учебно-методическая литература, законодательные и нормативные документы в области информатизации, а также исследования, проведенные в процессе прохождения практики.

При исследовании применялись  следующие методы: монографический, расчетно-конструктивный, статистический, метод анализа и синтеза, абстрактно-логический и метод анализа документов. Совокупность данных методов  позволила сделать определенные выводы и выработать практические рекомендации для перспективного развития объекта исследования. Таким образом, логика проведенного исследования обусловила структуру работы.

Структура выпускной бакалаврской работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

ГЛАВА 1. Теоретические основы управления

документооборотом в администрации

муниципального образования 


1.1 Понятие и принципы организации документооборота

 

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [9].

Движение документов является, по своей  сути, движением управленческой информации, которая требуется руководителям и специалистам для выполнения своих функций, принятия оптимальных решений и их реализации. Целенаправленное движение документов сопровождает фактически любую управленческую деятельность.

Документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным параметрам документооборота относят:

– деление его на документопотоки, которые различаются по составу, направлению движения и способу обработки документов;

– особенности маршрутов движения конкретных групп документов.

Количественные характеристики документооборота – это параметры его объема (общего и по отдельным документопотокам) и цикличность документопотоков [20].

Их совокупность позволяет судить о масштабе документооборота как отдельного учреждения, так и его структурного подразделения, отрасли или государства в целом.

Управление документооборотом представляет собой «организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения» [10], другими словами – это установление правил, в соответствии с которыми будет происходить движение документов в учреждении [24].

Эффективное управление документооборотом предполагает формирование таких правил, которые обеспечат оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Это обеспечивается рациональной организацией документооборота, которая отвечает следующим общим принципам: прямоточности, непрерывности, ритмичности, параллельности, пропорциональности. [23] Все эти принципы взаимосвязаны. Построение документооборота на их основе обеспечит оптимизацию управленческого труда и делопроизводства [24].

Важным моментом управления документооборотом является формирование его нормативно-методической базы, то есть совокупности нормативно-правовых и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, формирование и принципы функционирования службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу нормативно-методической базы документооборота любого учреждения составляют такие организационно-распорядительные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Важнейшими документами, регламентирующими организацию документооборота в учреждении, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

В качестве методической базы организации документооборота также выступают:

  • различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации;
  • табель и альбом форм документов;
  • номенклатура дел;
  • регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) и др. [29]

Таким образом, документооборот выступает как  регламентированная технологическая схема движения документов по определенным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с ними. Количество таких пунктов, скорость перемещения между ними документов и оперативность выполнения в каждом пункте набора операций с документами характеризуют уровень совершенства этой технологической схемы и эффективность управления документооборотом.

Формирование системы  управления документооборотом в учреждении должно осуществляться на основе законодательных правовых актов и нормативно-методических документов. В соответствии с ними разрабатывают внутренние инструкции и правила по ДОУ. Под влиянием изменений, происходящих в обществе, происходят и изменения в законах и требованиях, что вызывает потребность в периодической корректировке делопроизводства в учреждении [13].

Основным нормативным документом, в соответствии с которым федеральные органы исполнительной власти, другие государственные органы и органы местного самоуправления разрабатывают инструкцию по делопроизводству, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [6]. Следует отметить, что эти Правила очень лаконичны и включают только общие положения по организации документооборота. Более подробно основы организации документооборота описаны в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. [33] Несмотря на то, что эти методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, они могут быть использованы и в муниципальных органах. Так, описанные в них принципы организации документооборота, порядок приема и первичной обработки входящих документов, порядок рассмотрения документов руководством, регистрация документов, технология работы с документами, учет и анализ документооборота могут быть использованы в инструкции по делопроизводству организаций любого типа, в том числе и муниципальной администрации. То же самое относится к разделам по разработке и ведению номенклатуры дел, формированию дел, их текущему хранению, подготовке дел для передачи на архивное хранение, уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

 

1.2 Актуальные проблемы управления системой документооборота

 

Как уже отмечалось, правильная организация документооборота обеспечивает оперативное прохождение документов по предусмотренным маршрутам, равномерную загрузку подразделений и должностных лиц, а также оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основное содержание работы большинства муниципальных органов связано с разработкой и принятием управленческих решений, проявляющихся в форме работы с документами [32]. Следовательно, эффективность реализация ими своих функций и полномочий в большой степени обуславливается системой работы с документами, принятой в органе местного самоуправления.

В РФ в государственных и муниципальных органах повсеместно применяется традиционная российская система делопроизводства. Она основана на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения и имеет ряд положительных сторон. В то же время в случае значительных объемов обрабатываемых документов часто появляются проблемы, неизбежные при работе с ними на бумажном носителе: [15]

–  длительные процедуры передачи документов внутри государственного или муниципального органа;

– возможность утери информации о местонахождении документов;

– невозможность эффективного контроля как за работой отдельных сотрудников, так и за работой органа в целом со стороны вышестоящих органов и общества;

– значительные затраты на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;

– высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности сотрудников и сокращение времени на подготовку качественных решений.

Часто эти причины ведут к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости государственного или муниципального органа.

В современном мире бумажные носители являются, если не архаизмом, то, очень близким к этому понятию. В развитых странах практически весь объем документации, производимый коммерческими структурами и государственными учреждениями и органами, уже давно переведен в виртуальное пространство, и получил название – e-invoicing. Результатом такого перевода стала значительная экономия средств по сравнению с «традиционным» способом ведения документации. Кроме этого у безбумажного документооборота имеется множество и других преимуществ.

В нашей стране эта инновационная технология стала использоваться не так давно. Сейчас в РФ законодательно закреплена возможность перевода документооборота в электронный вид [19].

Законодательство об электронном документообороте (ЭДО) в РФ предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи». Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи [19].

Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» [5] снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и т.п.

Постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» [8] был принят ряд мер по совершенствованию данного направления деятельности. Так, к 31 декабря 2016 года должен быть завершен переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов власти между собой и с Правительством РФ. [8]

Также было принято постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» [7], в котором определены правила ведения электронного документооборота федеральными органами исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ и других государственных органов и государственных внебюджетных фондов.

Не смотря на это, внедрение систем электронного документооборота в государственном и, особенно, муниципальном управление испытывает ряд трудностей.

«Российская технология работы с документами была, есть и всегда будет ориентирована на усиленное внимание к реквизитно-учетной части документов (реквизитно-учетной карточке), так как это позволяет документоведам решить главную для них задачу — организацию правильного учета документов и контроль за их исполнением» [30], — подтверждает Андрей Линев, генеральный директор компании InterTrust. Именно таково свойство российского делопроизводства, в котором учет и контроль за документами ставится чуть ли не выше собственно их содержания.

Трудность же состоит в том, что современная система электронного документооборота должна сочетать в себе возможности классической системы делопроизводства, системы управления электронными документами, системы управления потоками работ, иметь портальную составляющую для унифицированного доступа ко всей документоориентированной информации организации и служить основой для систем хранения электронных документов.

При внедрении систем электронного документооборота в государственных и муниципальных органах главной проблемой становится отсутствие в этом заинтересованности у руководителей. Для реализации проектов внедрения систем электронного делопроизводства и документооборота необходимо внимание со стороны высшего руководства, его самостоятельная работа с системой электронного документооборота, не на словах, а на деле подтверждающая, что система — это инструмент каждодневной работы. К сожалению, в некоторых кабинетах муниципальных органов компьютер является лишь частью современного интерьера [26].

Еще одна трудность — недостаточный уровень корпоративной культуры и низкое «качество» персонала, а это наиболее критичный фактор успешного внедрения технологий электронного делопроизводства и документооборота в муниципальное управление. И еще, безусловно, низкая зарплата, которая обуславливает высокую текучесть кадров, немотивированность муниципальных служащих (в том числе и сотрудников, отвечающих за ИТ), отсутствие заинтересованности в инновациях.

 

1.3  Направления совершенствования управления системой документооборота в муниципальном управлении

 

Единственным действительно эффективным направлением повышения эффективности управления системой документооборота в государственном и муниципальном управлении на современном этапе, по мнению большинства авторов, является внедрение СЭД.

На рисунке 1 показана схема работы системы электронного документооборота в муниципальных органах. Здесь рассмотрен наиболее протяженный цикл обработки документа.

 

Рисунок 1. Схема обработки документов в системе электронного документооборота [12]

 

Внедрение СЭД в государственном или муниципальном управлении требует наличия в их органах:

– непосредственно программного обеспечения СЭД;

– адекватных по производительности средств организационной и вычислительной техники;

– оснащенность необходимыми средствами организационной и вычислительной техники каждого рабочего места, предполагающего работу с документами;

– наличие локальных и межведомственных вычислительных сетей адекватной пропускной способности.

Использование СЭД в государственном и муниципальном управлении подразумевает ее многоуровневость, то есть она должна строиться на принципах, позволяющих осуществлять информационный обмен, как между информационными системами центральных органов, так и с информационными системами муниципальных образований. Ядром сетевой инфраструктуры взаимодействия органов государственного и муниципального управления становятся локальные, корпоративные вычислительные сети, а также интегрированная сеть информационных систем государственных и муниципальных органов.

Важным моментом перехода на полный электронный документооборот в государственном и муниципальном управлении является обеспечение конфиденциальности обмена информацией между различными органами. Оно должно осуществляться с применением электронных цифровых подписей, что требует наличия их у государственных и муниципальных служащих.

Таким образом, система электронного документооборота является наиболее эффективным инструментом оперативного принятия управленческих решений и контроля их исполнения. Ее внедрение обеспечивает:

– формализацию технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки;

– высокую степень независимости результатов работы с документами от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных действий;

– повышение качества контроля над выполнением процессов формирования и обработки документов, регулирования и управления системой документооборота;

– повышение степени защищенности данных, используемых в документообороте, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных систем электронной цифровой подписи и шифрования;

– формирование статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов;

– снижение вероятности потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права.

Внедрение СЭД в практику государственного и муниципального управления окажет положительное воздействие на все социально-экономические процессы в обществе. При этом  следует ожидать как тактические, так и стратегические выгоды.

Тактические выгоды  будут проявляться в снижении затрат за счет:

– освобождения физического места для хранения документов;

– исключения процессов копирования и доставки документов в бумажном виде;

– снижения расходов на персонал и оборудование и др.

Стратегические выгоды определяются повышением эффективности деятельности государственных и муниципальных органов за счет:

– создания возможности для коллективной работы над документами (что невозможно при традиционном документообороте);

– ускорения процедуры поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

– повышения уровня защиты информации;

– повышения сохранности документов и удобства их хранения.

Эффект от внедрения СЭД может быть как исчисляемым, так и неисчисляемым. Первый вид эффекта проявляется в экономии финансовых средств и рабочего времени. Экономия средств заключается в сокращении затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи); на оборудование (копировально-множительную технику и т.п.); на доставку бумажных документов; на их хранение (в том числе физическое освобождение места). Экономия рабочего времени сотрудников происходит за счет сокращения времени на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на перемещение документов; на их поиск  и на их повторное использование [19].

К неисчисляемым относятся эффекты, обусловленные улучшением управленческих процессов и не поддающиеся количественному измерению:

– ускорение прохождения документов и предоставления услуг, а также своевременность и оперативность принятия решений часто зависит от информации, содержащейся в документах;

– оптимизация процессов, связанных с движением документов, повышение их прозрачности и упрощение контроля за всеми информационными потоками и процессами в учреждении, за счет применения современных технологий, которые позволяют централизованно мониторить весь процесс работы с документами, проводить контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать его результаты, а, следовательно, выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления документооборотом;

– повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов работ или приемов;

– создание единого информационного пространства в масштабах распределенных органов государственного и муниципального управления, то есть решить проблему их географической удаленности и обеспечить возможность совместной работы в рамках единой системы;

– вырабатывание корпоративной культуры также стимулируется использованием современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых им информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.).

Среди основных преимуществ электронного документооборота следует отметить высокую скорость получения документов; сокращение количества ошибок и трудозатрат для их исправления; снижение затрат на хранение документов; более надежное обеспечение их сохранности; контроль взаимоотношений с контрагентами; сокращение количества ручного труда за счет интеграции с бухгалтерскими программами и уменьшение почтовых издержек.

По данным разработчиков СЭД [35] использование электронного документа позволяет получить следующие результаты повышение производительности труда сотрудников, работающих с документами на 25-50%; уменьшение времени на создание и обработку документов до 75%; снижение затрат на хранение документов до 80%. Наглядно оценить сокращение временных затрат при работе с электронными документами можно на диаграмме (рисунок 2).

 

Рисунок 2. Затраты времени на основные этапы в бумажном и электронном документообороте [30]

 

Количественные изменения этих показателей показаны через сокращение времени, затрачиваемого на выполнение конкретных операций (таблица 1).

Таблица 1 – Время обработки документа по операциям [30]

Выполняемая операция Среднее время обработки бумажного документа Среднее время обработки электронного документа
Регистрация документа 3 мин. 1 мин.
Тиражирование документа 5 мин. 1 мин.
Поиск документа от 7 мин. 2 мин.
Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней 2 мин.
Подготовка отчета от 30 мин. 10 мин.
Согласование документа от 4 часов 30 мин.

 

Использование электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать  процессы в государственном и муниципальном управлении по взаимодействию друг с другом и с другими организациями.

В настоящее время по оценкам экспертов [35] стоимость полного цикла обработки одного бумажного документа с учетом всех прямых и косвенных издержек  составляет 30-120 рублей.

В то время как средняя цена одной транзакции через систему электронного документооборота – около 15 руб. [35] Переход на электронный документооборот обеспечит экономию не только времени, но и бюджетных средств.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота в государственных и муниципальных органах управления позволит оптимизировать функционирование всего этого сектора и обеспечит повышение эффективности его деятельности, сокращения сроков принятия решений, повышения их качества за счет комплексного анализа данных и возможности моделирования ситуаций, сокращения количества бумаг, совершенствования системы контроля исполнения.

ГЛАВА 2. Анализ деятельности и управления организацией системы документооборота в администрации РЫБНОВСКОГО муниципального района

 

2.1 Краткая характеристика деятельности администрации муниципального образования

 

Рыбновский район был образован в 1929 году на основании Постановления ВЦИК от 14 января 1929 года.  Район расположен в северо-западной части Рязанской области. Административный центр – г. Рыбное. Расстояние до г. Рязани – 18 км. В  состав МО – Рыбновский муниципальный район входят одно городское и 20 сельских поселений. На территории  Рыбновского района проживает 36667 чел. или около 4% населения Рязанской области. В общей численности доля сельского населения составляет  48,3%, городского – 51,7%. Численность трудоспособного населения – 20415 человек.[34]

Администрация Рыбновского муниципального района является исполнительно-распорядительным органом МО – Рыбновский муниципальный район Рязанской области, который наделен полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области.

Администрацией Рыбновского муниципального района руководит глава администрации муниципального района на принципах единоначалия.  Главой администрации муниципального района является глава Рыбновского муниципального района. Структура управления администрации исследуемого муниципального образования представлена в Приложении 1.

Согласно данным Приложения 1, в структуру администрации Рыбновского муниципального района входят заместители главы администрации муниципального района:

– по социальной политике;

– по развитию инфраструктуры, строительству и коммунальному хозяйству;

– по экономике;

– по сельскому хозяйству и продовольствию;

– отделы администрации муниципального района.

Данная структура администрации Рыбновского муниципального района утверждается Рыбновской районной Думой по представлению главы муниципального района.

Рисунок 3. Среднемесячная начисленная заработная плата муниципальных служащих администрации Рыбновского муниципального района

 

Общая численность сотрудников администрации Рыбновского муниципального района составляет 78 человек. Сведения о среднемесячной начисленной заработной плате муниципальных служащих объекта исследования за 2014-2016 г.г.  приведены на рисунке 3. За анализируемый период она увеличилась на 6%, но находится на уровне ниже среднерегиональной.

Отделы администрации Рыбновского муниципального района формируются главой муниципального района. Они осуществляют свою деятельность в соответствии с Положениями о них, утверждаемыми главой муниципального района. Руководители отделов и их сотрудники назначаются на должность и освобождаются от нее решением главы муниципального района на основании заключения бессрочного трудового договора.

Руководители отделов администрации Рыбновского муниципального района подотчетны и подконтрольны главе муниципального района, их функции и полномочия определены должностными инструкциями и трудовыми договорами. Сотрудники отделов администрации муниципального района являются муниципальными служащими, которые осуществляют свою деятельность на постоянной платной основе путем заключения трудового договора. Отделы администрации Рыбновского муниципального района не наделяются правами юридического лица.

Порядок прохождения муниципальной службы, управление муниципальной  службой, требования к муниципальным должностям муниципальной службы в Рыбновском муниципальном районе определяются  Уставом  муниципального образования в  соответствии  с  законами РФ и Рязанской  области.

Для  обеспечения эффективного и рационального взаимодействия  органов  местного  самоуправления  с  органами  государственной  власти  Рязанской  области по  вопросам  муниципальной службы  и  осуществления  полномочий  муниципального  района  в  области  муниципальной службы,  в администрации  Рыбновского муниципального района  предусмотрены  муниципальные  должности  специалистов,  занимающихся  разработкой   проектов   положений   и   иных   нормативных   правовых    актов,  методических   рекомендаций   по   вопросам   муниципальной  службы.

Все вопросы по  организации  и  координации  деятельности  органов  местного  самоуправления  и  их  структурных  подразделений  в  области  муниципальной  службы,  в  том  числе   по   формированию  ее  кадров,  размещению  и  исполнению  муниципального   заказа   на  повышение  их   квалификации,  созданию  кадровых  служб,  определяются  Положением  о  муниципальной  службе  муниципального  образования  и иными  местными  нормативными  правовыми  актами  в  соответствии  с  Законом  Рязанской  области  “О  муниципальной  службе  Рязанской  области”.

Рыбновский муниципальный район Рязанской области имеет собственный бюджет и свод бюджетов поселений, которые входят в его состав. Они составляют консолидированный бюджет Рыбновского муниципального района. Администрация Рыбновского муниципального района обеспечивает сбалансированность местных бюджетов и соблюдение установленных федеральными законами требований к регулированию бюджетных правоотношений, осуществлению бюджетного процесса, размеру дефицита местного бюджета, уровню и составу муниципального долга, исполнению бюджетных и долговых обязательств муниципального района. Порядок формирования, утверждения, исполнения бюджета муниципального района и контроль над его исполнением осуществляются в соответствии с решением Рыбновской районной Думы, принимаемым с соблюдением требований, установленных Бюджетным Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом, а также принимаемыми в соответствии с ними законами  Рязанской  области.

Администрация Рыбновского муниципального района в порядке, установленном федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, представляет в органы государственной власти Рязанской  области отчеты об исполнении бюджета муниципального района.

Проект бюджета муниципального района, решение об утверждении бюджета муниципального района, годовой отчет о его исполнении, ежеквартальные сведения о ходе исполнения бюджета муниципального района и о численности муниципальных служащих органов местного самоуправления  муниципального района, работников муниципальных учреждений с указанием фактических затрат на их денежное содержание подлежат официально публикуются в  местных  органах  средств  массовой  информации.

Таблица 2 – Динамика бюджета МО – Рыбновский муниципальный район

Показатели 2014 г. 2015 г. 2016 г.
Доходы местного бюджета, фактически исполненные, тыс. руб.

В том числе:

612565 635832 631724
Налог на доходы физических лиц 207411 293443 337378
Акцизы по подакцизным товарам (продукции 3055 1986
Налоги на совокупный доход 14409 12600 11812
Единый налог на вмененный доход 10724 11271 12437
Единый сельскохозяйственный налог 3274 281 2591
Государственная пошлина 2196 3029 3441
Задолженность и перерасчеты по отмененным налогам, сборам и иным обязательным платежам 50 19 22
Доходы от использования имущества, находящегося в муниципальной собственности 10537 14771 12952
Платежи при пользовании природными ресурсами 532 573 3823
Плата за негативное воздействие на окружающую среду 532 573 3823
Доходы от продажи материальных и нематериальных активов 4507 1399 4674
Безвозмездные поступления 370565 304629 253382
Безвозмездные поступления от других бюджетов РФ 371896 305081 253628
Межбюджетные субсидии 131523 44436 8233
Из общей величины доходов – собственные доходы 408777 409240 394570
Дотации бюджетам муниципальных образований 8794 2407
Субвенция бюджетам муниципальных образований 203788 226592 237154
Иные межбюджетные трансферты 27791 34053 5834
Расходы местного бюджета, фактически исполненные, тыс. руб.

В том числе:

604251 568233 622849
Общегосударственные вопросы 51880 57966 56795
Обслуживание государственного и муниципального долга 4423 3593 1628
Национальная безопасность и правоохранительная деятельность 1368 1418 1505
Национальная экономика 8981 9285 8887
Сельское хозяйство и рыболовство 3416 3248 3406
Транспорт 412
Дорожное хозяйство (дорожные фонды) 973 3305 4278
Другие вопросы в области национальной экономики 4180 2732 1203
Жилищно-коммунальное хозяйство 46554 28943 6986
Охрана окружающей среды 1828 3450 220
Образование 351077 316712 350955
Культура, кинематография 49092 62924 71926
Социальная политика 56895 26330 31196
Межбюджетные трансферты общего характера 30744 56002 89072
Дотации на выравнивание бюджетной обеспеченности 18000 3500 3500
Здравоохранение 36
Физическая культура и спорт 1409 1574 3679
Профицит, дефицит (-) бюджета 8314 67599 8875

Общий объём доходов бюджета Рыбновского муниципального района за 2016 год составил 631724 тыс. руб., что на 3% больше, чем в 2014 г.  (таблица 2).  Бюджет Рыбновского муниципального района на протяжении всего анализируемого периода являлся профицитным.

Доля собственных доходов в общей структуре доходов ежегодно снижается. Если в 2014 году она составляла 66,7%, то в 2016 г. – 62,5%. Основным бюджетообразующим налогом является налог на доходы с физических лиц, который составляет 53,4% от всех доходов бюджета района.

Теперь проанализируем расходы бюджета Рыбновского муниципального района. По данным таблицы 2 можно сделать следующие выводы. Разница в бюджетных расходах 2016 и 2014 годов составила 3%, а это значит, что расходы из местного бюджета растут. Рост отмечается по таким статьям расходов, как общегосударственные вопросы, правоохранительная деятельность, дорожное хозяйство, культура, межбюджетные трансферы, физическая культура и спорт. Наиболее существенное увеличение отмечается по расходам на дорожное хозяйство и межбюджетные трансферы городским и сельским поселениям муниципального района (соответственно в 4,4 и 2,9 раза). По остальным статьям отмечается сокращение расходов. Больше половины в общей структуре расходов бюджета г. Рязань приходится на образование (56,3%), на втором месте со значительным отставанием – межбюджетные трансферы (14%). Наименьшая доля расходов приходится на охрану окружающей среды.

 

2.2  Система муниципальных правовых актов и работа с документацией в администрации Рыбновского района

 

В систему муниципальных правовых актов Рыбновского муниципального района входят:

1) устав Рыбновского муниципального района, правовые акты, принятые на местном референдуме;

2) нормативные и иные правовые акты Рыбновской районной Думы;

3) постановления и распоряжения главы Рыбновского муниципального района, местной администрации и должностных лиц местного самоуправления.

Устав муниципального района и оформленные в виде правовых актов решения, принятые на местном референдуме, являются актами высшей юридической силы в системе муниципальных правовых актов, имеют прямое действие и применяются на всей территории муниципального района.

Глава Рыбновского муниципального района в пределах своих полномочий, установленных Федеральными законами, законами Рязанской области, Уставом,  нормативными  правовыми  актами  Рыбновской районной Думы, издает  постановления  по вопросам  местного  значения  и  вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской  области, а также распоряжения по вопросам организации  деятельности администрации муниципального района.

Муниципальные правовые  акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, доводятся до сведения населения в полном объеме и вступают в силу после их опубликования (обнародования).

Проекты нормативных правовых актов Рыбновского муниципального района для  рассмотрения  на  заседаниях  Рыбновской районной Думы имеют право вносить:

–   депутаты Думы;

–   председатель Думы;

–  заместитель председателя Думы;

–  постоянные комиссии Думы;

–  депутатские  группы;

–  глава Рыбновского муниципального района;

–  заместители главы Рыбновского  муниципального  района;

–  органы территориального общественного самоуправления;

–   инициативные  группы  граждан;

–  избирательная  комиссия МО – Рыбновский  муниципальный район (в  пределах  ее  компетенции), а также межрайонный прокурор по вопросам его ведения.

Порядок  подготовки  проектов нормативных  правовых    определяется Уставом Рыбновского муниципального района. Нормативно-правовые  акты  Рыбновской муниципального района, предусматривающие  установление, изменение  и отмену  местных  налогов  и  сборов, осуществление  расходов  из  средств  местного  бюджета, могут  быть  внесены  на  рассмотрение  Думы  только  по  инициативе  главы  муниципального  района.

Порядок внесения проектов  правовых актов главы Рыбновского муниципального  района, местной администрации, органов  местного  самоуправления, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты. Муниципальные правовые акты могут быть отменены или их действие может быть приостановлено органами местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, принявшими (издавшими) соответствующий муниципальный правовой акт, в случае упразднения таких органов или соответствующих должностей либо изменения перечня полномочий указанных органов или должностных лиц – органами местного самоуправления или должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент отмены или приостановления действия муниципального правового акта отнесено принятие (издание) соответствующего муниципального правового акта, а также судом, опротестованы в порядке  прокурорского  надзора,  а в части, регулирующей осуществление органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий, переданных им федеральными законами и законами Рязанской  области, – уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации (уполномоченным органом государственной власти Рязанской  области).

Управление системой документооборота в администрации Рыбновского муниципального района возложено на отдел по организационной и кадровой работе. Его возглавляет начальник отдела, который подчинен непосредственно главе администрации.

В соответствии с Положением об отделе по организационной и кадровой работе в сфере управления документооборотом на него возлагается организация:

– единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в администрации;

– единого порядка работы с документами  с момента их создания (или получения) и до передачи в архив (или уничтожения).

Задачами отдела по организационной и кадровой работе в сфере управления системой документооборота администрации являются:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

– сокращение документооборота;

– унификация форм документов;

– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации, ее структурных подразделениях;

– внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Содержание системы документооборота администрации Рыбновского муниципального района характеризуется следующими элементами:

  1. Входящий документооборот

– документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;

– документы от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);

– документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование);

– обращения граждан.

  1. Исходящий документоборот

– документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные).

  1. Внутренний документооборот

– организационно-распорядительные документы;

– плановые;

– информационно-отчетные;

– финансовые.

Для создания большинства документов в администрации используется общий бланк. Бланк официальных документов и писем администрации Рыбновского муниципального района имеет угловое расположение реквизитов.

Схему документооборота администрации Рыбновского муниципального района графически можно представить в виде потока движения документов с отображением операций работы над документами как основных (над информацией, содержащейся в документе), так и вспомогательных (над самим документом). Технологическая схема документооборота Рыбновского муниципального района представлена на рисунке 4.

На основании данных таблицы 3 проанализируем динамику объёма и структуры документооборота администрации Рыбновского муниципального образования.

 

Рисунок 4. Технологическая схема процесса организации работы с документами в администрации Рыбновского муниципального района

 

Таблица 3 – Объём и структура документооборота администрации Рыбновского муниципального образования

Наименование документа Количество документов, шт. Структура и темпы роста, %
2014 г. 2015 г. 2016 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г. 2016 в % 2014 г.
Входящие 3125 3233 3244 30,8 28,3 27,7 103,8
Исходящие 1384 1402 1358 13,7 12,3 11,6 98,1
Внутренние:

– организационно-распорядительные

5623

1560

6784

1449

7122

1696

55,5

15,4

59,4

12,7

60,7

14,4

126,6

108,7

– информационно-справочные 2371 2564 2987 23,4 22,4 25,5 126,0
– финансовые 1692 2771 2439 16,7 24,3 20,8 144,1
Итого 10132 11419 11724 100,0 100,0 100,0 115,7

 

Согласно данным таблицы 3 можно сделать следующие выводы: по всем видам представленной документации наблюдается увеличение объемов, кроме исходящих документов, наибольшее возрастание связано с отчетно-финансовыми документами, а также информационно-справочными, что свидетельствует об  ускорении и усилении документопотоков восходящего цикла от исполнителей до руководителей администрации. В целом объем документооборота за анализируемый период вырос на 15,7%.

Наибольший удельный вес в структуре документооборота приходится на внутренние документы (около 60%). Наименьшую долю занимают исходящие документы – около 12%.

В администрации Рыбновского муниципального района пока не введена комплексная система электронного документооборота. На сегодняшний день в работе используются лишь ее отдельные компоненты. Только часть документов оперативного хранения представлены в электронном виде. Часть операций по работе с документами автоматизирована. Например, регистрация документов.

В соответствии с перечнем, имеющимся в администрации, все документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. В администрации Рыбновского муниципального района используется традиционная карточная система регистрации документов. Такая форма регистрации выбрана администрацией Рыбновоского района в связи с тем, что отвечает требованиям работы с документами в муниципальных органах и позволяет формировать справочные картотеки по разным признакам. Информация о зарегистрированных документах хранится в течение трех лет.

Рисунок 5. Форма электронной регистрационно-контрольной карточки, используемой в администрации Рыбновского муниципального района

 

Образец формы регистрационно-контрольной карточки, используемой в администрации, представлен на рисунке 5.

Основными отличиями формы электронной регистрационной карточки от традиционной является то, что в ней нет графы «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются программой автоматически.

Учет электронных документов проводится согласно требованиям и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Данные по каждой единице учета электронных документов вводятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа. Электронные документы учитывают в составе архивного отдела администрации по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указывают в мегабайтах (Мбайт).

За единицу учета электронных документов принимают единицу хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обособленный носитель (флэшку, жесткий диск, компакт-диск) с сопроводительной документацией.

После исполнения документ снимается с контроля и помещается в дело.

Ежегодно, в срок до 25 декабря, в администрации Рыбновского муниципального района составляется номенклатура дел, которая вводится в действие с 01 января следующего года. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

1) в дела помещаются документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;

2) помещаются в дела только исполненные документы, правильно оформленные, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, заверяющих подписей и т.п.;

3) помещаются вместе все документы, которые относятся к решению одного вопроса;

4) группируются в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

5) в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики;

6) сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, создаются два или более томов под одним и тем же индексом).

Дела временного хранения (до 5, 10 лет) хранятся до истечения срока хранения в администрации. Учёт ведётся согласно номенклатуре дел.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности администрации Рыбновского муниципального района, полученных на различных носителях и с использованием различных средств их доставки, неодинакова. Поэтому в администрации проводится экспертиза ценности документов. Она  может проводиться при формировании номенклатуры дел, в процессе формирования самих дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив.

Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия, деятельность которой регламентируется положением, утверждаемым главой администрации.

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2018 года). Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. После утверждения руководителем отдела по организационной и кадровой работе актов о выделении документов к уничтожению они передаются на утилизацию по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых документов и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в акте проставляется отметка об этом

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

 

 

2.3 Анализ управления системой документооборота

администрации Рыбновского муниципального района

 

Важным элементом управления системой документооборота является контроль исполнения документов. В администрации Рыбновского муниципального района автоматизированный контроль над исполнением документов пока не используется. Это значительно затрудняет и сам процесс контроля и формирование различных сводок и отчетов. В администрации Рыбновского муниципального района можно применяют два вида контроля по существу решения вопроса и над сроками исполнения задания (рисунок 6).

 

Рисунок 6. Виды контроля в администрации Рыбновского муниципального района

 

В администрации Рыбновского муниципального района определены следующие документы, подлежащие исполнению в определенные сроки:

– документы с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

– документы, имеющие пометку «Срочно», – в 3-дневный срок;

– документы, имеющие пометку «Оперативно», – в 10-дневный срок;

– запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Рязанской областной Думы, Рыбновской районной Думы (депутатские запросы) – в течение 30 дней со дня регистрации;

– протесты прокуратуры – в течение 10 дней;

– запросы уполномоченного по правам человека в Рязанской области – в течение 15 дней;

– остальные документы – в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Обращения граждан, поступившие в администрацию, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации.

В 2016 году отделом по организационной и кадровой работе в администрации Рыбновского муниципального района было проведено  10 внеплановых проверок работы по организации делопроизводства, подготовки и принятия распорядительных документов и контроля за их исполнением, приема и работы по обращениям граждан, работы с кадрами, ведению учета и хранению документов, правового регулирования претензионно-исковой  деятельности.

В ходе проверок выявлен ряд нарушений в организации кадровой работы, организации контроля за исполнением распорядительных документов и протоколов совещаний, ведении делопроизводства.

По результатам проверок вышеуказанным структурным подразделениям даны рекомендации по устранению данных нарушений.

В 2016 году в администрации Рыбновского муниципального района поставлено на контроль соответствующее количество документов, указанное в таблице 4.

 

Таблица  4 – Количество документов, поставленных на контроль в администрации Рыбновского муниципального района в 2016 году

Вид документа Количество документов
Протоколы административных совещаний 42
Протоколы совещаний с участием главы администрации 123
ИТОГО: 165

 

Проводились проверки фактического исполнения вышеуказанных протоколов. Результаты проверок направлялись исполнителям, для устранения выявленных недостатков.

Ставились на контроль, в соответствии с Регламентом администрации Рыбновского района, распорядительные документы администрации и главы муниципального образования.

Количество, поставленных в 2016 году на контроль поручений, указанно в таблице 5.

Проводились также проверки фактического исполнения вышеуказанных поручений. С целью устранения найденных нарушений,  управлением контроля и документооборота администрации муниципального образования проводились соответствующие проверки, вносились предложения о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, виновных в неисполнении вышеуказанных поручений главы администрации.

 

Таблица 5 – Количество документированных на контроле поручений в администрации Рыбновского муниципального района в 2016 году

Вид документа Количество поручений
Постановления Главы администрации 515
Распоряжения администрации 1109
ИТОГО: 1624

 

За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в соответствии с Положением о видах дисциплинарных взысканий для муниципальных служащих и Положением о видах дисциплинарных взысканий для работников, замещающих должности не являющиеся должностями муниципальной службы муниципального образования, в 2016 году были объявлены взыскания (таблица 6).

 

Таблица 6 – Взыскания за нарушения в работе с документами в администрации Рыбновского муниципального района в 2016 году

Представители подразделений Выговор Замечание Снижение премии
Аппарат администрации  

7

 

 

Руководители структурных подразделений 10 3
Сотрудники структурных подразделений  

8

 

66

 

37

Подведомственные учреждения, предприятия  

1

 

2

 

Итого 134 26 71 37

При проведении экспертизы проектов распорядительных документов выявлялись  нарушения норм Порядка  подготовки проектов распоряжений и постановлений в администрации Рыбновского района.

Впоследствии исполнителям оказывалась консультативная помощь с целью соблюдения вышеуказанных норм и оптимизации работы по подготовке распорядительных актов.

Таким образом, как было выявлено в администрации Рыбновского муниципального района имеются нарушения в исполнении документов. К основным причинам неисполнения документов в администрации можно отнести: слишком высокую централизация полномочий; перегрузку руководителей и исполнителей разного уровня; недисциплинированность исполнителей; недостаточные сроки для качественного исполнения.

Важным элементом делопроизводства в муниципальных органах является работа с обращениями граждан. В администрации Рыбновского района она ведется на основании Закона РФ от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.

Работа с обращениями граждан – это самостоятельный участок системы делопроизводства администрации. В администрации Рыбновского района  этим занимается специально выделенный работник.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несет глава администрации Рыбновского муниципального района, который обязан постоянно держать этот участок работы под контролем.

С 2012 года работает обновленный сайт администрации  Рыбновского района, где любой пользователь может обратиться с вопросом к руководству и специалистам администрации и получить квалифицированный ответ.

В таблице 7 приведены общие данные обращений граждан за 2016 год. Как видим, за год от граждан поступило всего 12 обращений в электронном виде. Ни одно из них не осталось без внимания со стороны администрации. По четырем из них даны ответы, остальные находятся в работе.

Таблица 7 – Электронные обращения граждан на сайте администрации Рыбновского муниципального района по состоянию на 30.12.2016 года

Темы обращений Не прочитано В работе Даны ответы
Жилье, коммунальное хозяйство, газ, дороги 0 7 2
Муниципальное имущество 0 0 0
Трудовые отношения 0 0 0
Физкультура и спорт 0 0 0
Наука, культура, туризм 0 0 0
Общее и профессиональное образование 0 0 0
Пассажирский транспорт 0 0 0
Промышленные предприятия 0 0 0
Противодействие коррупции 0 0 0
Работа государственных органов 0 1 0
Сельское хозяйство 0 0 0
Экология и землепользование 0 0 0
Работа органов местного самоуправления 0 0 2
Связь, информационные технологии 0 0 0
Соц.защита, пенсии, выплаты, льготы 0 0 0
Средства массовой информации, реклама 0 0 0
Терроризм, чрезвычайные ситуации 0 0 0
Торговля и бытовое обслуживание 0 0 0
Архитектура и строительство 0 0 0
Выборы и референдумы 0 0 0
Законность и правопорядок 0 0 0
Здравоохранение 0 0 0
Экономика и финансы 0 0 0
Предпринимательство 0 0 0
Межнациональные отношения 0 0 0
Другое 0 2 0

 

Оценка эффективности управления системой документооборота в администрации Рыбновского муниципального района проведена в соответствии с требованиями к работе аппарата управления администрации муниципального образования в таблице 8.

 

Таблица 8 – Показатели эффективности управления системой документооборота в администрации Рыбновского муниципального района

 

Наименование показателя эффективности

Единицы

измерения

Отчетный период 2016 г. План Отклонение (+;-)
Обеспеченность компьютерной и организационной техникой сотрудников администрации % 70 95 -25
Уровень ежегодного обновления парка компьютерной и организационной техники в органах местного самоуправления Рыбновского района % 5 15 -10
Д6оля  муниципальных органов и территориально обособленных подразделений и подведомственных организаций Рыбновского района, подключенных  к  единой,   высокоскоростной,   защищенной телекоммуникационной сети % 38 60 -22
Доля   электронного   документооборота  в общем объеме документооборота органов местного самоуправления Рыбновского района % 5 30 -25
Доля   электронного   документооборота   между   органами местного самоуправления Рыбновского района и органами государственной  власти  Рязанской области  в  общем объеме документооборота % 5 40 -35
Доля электронных запросов к федеральным органам власти в общем объеме запросов. % 5 40 -35
Доля  архивных документов,  включенных  в  электронные описи, в общем объеме документов архивного отдела администрации Рыбновского района % 50 85 -35
Доля документов, используемых в электронном документообороте в целом по администрации % 60 75 -15

 

В качестве основных выводов по таблице 8 и по второй главе в целом можно отметить, что ни по одному из анализируемых показателей в администрации Рыбновского муниципального района не достигнуто планируемых значений. Таким образом, система документооборота в администрации не соответствует современным требованиям, а эффективность управления ею крайне низкая.

Работа по совершенствованию управления системой документооборота в администрации Рыбновского муниципального района должны быть направлены на изменение следующих показателей:

– обеспеченность современной  компьютерной и организационной техникой необходимо повысить на 25%, в идеале данный показатель должен быть доведён до 100%;

– по мере физического износа и морального устаревания компьютерной техники и сопутствующих деталей ежегодно следует проводить обновление, как минимум на 10%;

– доля электронных запросов к федеральным органам власти в общем объеме запросов должна быть увеличена до 40%;

– доля документов, используемых в электронном документообороте в целом по администрации должна быть доведена до 75%.

Обширный объем информации и быстрый рост внедряемых технологий в документационное обеспечение муниципального управления привел к возникновению принципиально новых задач – по планированию и  координации дальнейшего развития  информационного обеспечения, что отразится на дальнейшем совершенствовании управления системами документооборота, в том числе, в администрации Рыбновского муниципального образования.

В процессе анализа нами было выявлены следующие проблемы в организации документооборота в администрации Рыбновского муниципального района:

имеются нарушения в исполнении документов;

– слишком высокая централизация полномочий;

– перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

– недисциплинированность исполнителей;

– недостаточные сроки для качественного исполнения документов;

– не введена комплексная система электронного документооборота.

глава 3. предложения по совершенствованию

управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ системЫ

документооборота в администрации рыбновского муниципального района

 

3.1 Внедрение системы электронного документооборота в администрации Рыбновского муниципального района

 

На основании проведенного анализа выявлено, что основным направлением совершенствования как самой системы документооборота, так и управления ею является более масштабное внедрение в деятельность администрации Рыбновского муниципального района современных электронных технологий.

Электронный документооборот в администрации Рыбновского муниципального района должен развиваться на основе централизованно-распределенной системы. Электронный документооборот муниципальных органов Рыбновского района должен быть централизован, основан на «облачных технологиях», «тонком клиенте» и «веб-доступе», а также иметь приложение для работы с мобильными платформами.

Органы местного самоуправления Рыбновского муниципального образования должны иметь собственную информационную систему электронного документооборота, централизованную в пределах муниципального образования.  Система электронного документооборота (СЭД) должна иметь возможность обмениваться юридически значимыми электронными документами, подписанными электронной подписью. Система электронного документооборота должна быть совместима с федеральной и краевой системами межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде (СМЭВ). Интерфейс пользователя электронного документооборота должен позволять использование в качестве интерфейса адаптера СМЭВ.

Внедрение и развитие СЭД в муниципальном управлении заключается в осуществлении действий по следующим основным взаимосвязанным направлениям:

– обновление и дооснащение современной организационной и вычислительной техникой муниципальных органов на всех уровнях (в городских и сельских поселениях и в самом районе);

– создание (модернизация) локальных компьютерных сетей муниципальных органов;

– создание интегрированной сети информационных систем органов муниципальной  власти и местного самоуправления;

– внедрение систем электронного документооборота с учетом использования электронной цифровой подписи и требований информационной безопасности;

– повышение компьютерной грамотности и квалификации муниципальных служащих.

Реализация данного предложения потребует определенных финансовых затрат. Согласно Приложению  № 2  к муниципальной программе «Повышение эффективности бюджетных расходов Рыбновского муниципального района на 2015 – 2017 годы»  «Система программных мероприятий муниципальной программы «Повышение эффективности бюджетных расходов Рыбновского муниципального района Рязанской области на 2015 – 2017 годы» планируется ежегодное выделение средств на развитие информационной системы управления муниципальными финансами – приобретение  и модернизацию компьютерной техники, оргтехники, приобретение и обновление программного обеспечения (таблица 9).

Переход к безбумажному документообороту, внедрение и развитие системы межведомственного электронного документооборота в Рыбновском муниципальном районе должны осуществляться поэтапно:

 

Таблица 9 – Фрагмент из «Системы программных мероприятий муниципальной программы «Повышение эффективности бюджетных расходов Рыбновского муниципального района Рязанской области на 2016 – 2018 годы»

NN
пп
Программные
мероприятия,
обеспечивающие
выполнение
задачи
Получатели
бюджетных
средств
Источник
финан-
сирования
Объемы финансирования,
руб.
Ожидаемый
результат
всего в том числе по годам
2016 2017 2018
Задача 4. Стимулирование исполнительно-распорядительных органов муниципального образования к повышению эффективности бюджетных расходов и эффективности деятельности
в том числе:
Мероприятие 1.
Развитие информационной системы управления муниципальными финансами – приобретение  и модернизация компьютерной техники, оргтехники, приобретение и обновление программного обеспечения ФКУ

адми-нистрации Рыбновс-кого района

Бюджет Рыбновского муници-пального района                                                      2452642,00  

500000,00

                                                       1252642,00                                                        700000,00 Создание

условий для повышения

качества

управления бюджетным процессом

 

I этап (2017 год) – разработка единой технологии электронного делопроизводства и формы (схемы) документооборота, а также структуры системы электронного документооборота в администрации Рыбновского муниципального района.

На данном этапе основными задачами являются:

– создание нормативно-правовой базы использования электронных документов в управлении Рыбновским муниципальным районом;

– обеспечение совместимости стандартов документооборота, использования электронной цифровой подписи;

– определение последовательности перехода к электронному документообороту в структурных подразделениях администрации;

– согласование нормативно-справочной информации.

II этап (2017-2018 годы) включает в себя обновление и расширение муниципальных информационных ресурсов, обеспечение интеграции информационных систем органов местного самоуправления и других заинтересованных организаций.

На III этапе (2018 год) предусматривается комплексное внедрение системы электронного документооборота в муниципальном  управлении: развитие систем  межведомственного электронного документооборота.

Начать внедрение СЭД в администрации Рыбновского муниципального района, как указывалось выше, необходимо с нормативного обеспечения этого процесса. В связи с этим нами разработан регламент работы в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации Рыбновского муниципального района. Общие положения предлагаемого регламента приводятся в приложении 2. Также глава МО – Рыбновский муниципальный район должен издать приказ о внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации Рыбновского муниципального района.

В настоящее время администрации Рыбновского муниципального района не используется централизованная система управления электронным документооборотом, так как каждое рабочее место снабжено автономными программными продуктами разных версий и модификаций. В связи с этим мы предлагаем установить на всех рабочих местах администрации усовершенствованный программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения 8», который позволяет комплексно решать целый спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Данная программа позволяет поддерживать многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. «1С: Документооборот государственного учреждения 8» отвечает требованиям основных делопроизводственных стандартов, ГОСТов и нормативных актов.  Данный программный продукт обеспечивает возможность работы с документами любых типов. Все документы сопровождаются учетно-регистрационной карточкой, наборами реквизитов, которые соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в российской практике. Имеется возможность ведения учета входящих и исходящих документов, обращений граждан, организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов [35].

«1С: Документооборот государственного учреждения 8» обеспечивает хранение внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом различных прав доступа. Имеется возможность формирования структуры папок как в соответствии с организационной структурой администрации, так и по типам документов. Каждой папке индивидуально устанавливается разрешение на выполнение разными категориями пользователей или их группами различных операций в зависимости от прав доступа: чтения, добавления, редактирования или удаления. Дополнительно можно вводить ограничения на права доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, учреждений и вопросов деятельности, а также рабочей группы. Могут создаваться рабочие группы документов и других объектов, предназначенных для использования ограниченным списком пользователей или группой пользователей, которые имеют доступ к таким объектам системы. Другим пользователям эти объекты становятся недоступны. В программном комплексе имеется возможность автоматического создания рабочей группы (из процессов, запущенных по объекту, из реквизитов объекта и т. д.).

Программный комплекс «1С: Документооборот государственного учреждения 8» обеспечивает ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Одновременно выполняется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам. Помимо этого имеется возможность автоматизации следующих видов работ с документами:

– учет поступивших документов, сканирование документов на бумажных носителях, печать штрих-кодов и регистрационных штампов;

– автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;

– поддержка регламентированных сроков исполнения документов;

– ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;

– последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам [35].

Особо следует отметить возможности программного комплекса «1С: Документооборот государственного учреждения 8» по учету обращений граждан. Программа обеспечивает автоматизацию регистрация и обработки обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Предусматривается учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан предусмотрено, как это требуется законом, выделение специального рабочего места, которое позволяет специалисту видеть сразу все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним.

Для анализа и контроля исполнения обращений граждан программный комплекс позволяет создавать следующие виды отчетов «Исполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».

Также «1С: Документооборот государственного учреждения 8» обеспечивает осуществление межведомственного электронного документооборота, то есть автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями, органами и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010. Эта опция позволяет автоматически выполнять большинство операций, которые традиционно исполняются сотрудниками вручную:

– обмен входящими и исходящими документами,

– учет входящих документов,

– увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,

– отслеживание состояния отправленных документов [35].

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в администрации муниципального образования позволит вывести на новый уровень управление системой документооборота и, как покажем далее, дает существенный экономический эффект.

 

 

3.2 Экономический эффект внедрения электронной системы документооборота в администрации Рыбновского муниципального района

 

Для расчета экономического эффекта от внедрения предлагаемой системы электронного документооборота воспользуемся данными по оценке труда сотрудников при работе с документами на основе традиционной бумажной и электронной технологий:

– среднегодовой сотрудник выполняет в день около 10 операций по поиску различных документов;

– поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты;

– приблизительно в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

– если документ не был найден сразу, на его поиски тратится дополнительно еще 2 минуты;

– если документ не найден, сотрудник переключается на другую работу;

По данным разработчиков систем электронного документооборота:

– 30% времени сотрудников тратится на поиск и обработку документов на бумажных носителях;

– секретарь тратит до 75% рабочего времени на работу с документами на бумажных носителях;

– руководитель тратит на эту работу до 45% рабочего времени;

– около 6% документов на бумажных носителях безвозвратно теряются;

– на согласование документов на бумажных носителях тратится 60-70% рабочего времени сотрудников;

– каждый внутренний документ на бумажных носителях копируется до 20 раз.

В итоге приблизительно 20-30% поставленных задач вообще не решаются.

Рабочее время сотрудников является важнейшим ресурсом организации, а любой ресурс – это определенный эквивалент стоимости. Следовательно, можно подсчитать средства, которые могут быть переведены в реальную экономию. Во второй главе было указано, что в штате администрации Рыбновского муниципального района  78 муниципальных служащих, среднемесячная зарплата которых составляет 27887,8 рублей. При работе с документами сотрудник в среднем затрачивает 30% рабочего времени. Таким образом, расходы на работу с документами составляют:

78 чел. х 27887,8 руб. х 0,3 = 652574,54 рублей в месяц.

При этом, как было выявлено в п. 2.2 качество, своевременность и контроль обработки документов имеют недостаточный уровень. При использовании системы электронного документооборота сотрудник затрачивает на работу с документами около 10% рабочего времени. Тогда расходы на этот вид деятельности в администрации Рыбновского муниципального района составят:

78 чел. х 27887,8 руб. х 0,1= 217524,84 рублей в месяц.

Следовательно, экономия от использования электронного документооборота в администрации численностью 78 служащих составит в месяц – 435049,7 рублей, а за год –  435049,7 руб. х 12 мес. = 5220596,4 рублей.

Следует также отметить улучшение в результате внедрения СЭД качественных показателей, то есть показателей развития и улучшения аспектов внутренней и внешней деятельности администрации: повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы); снижение рисков (документы быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок); изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы).

Рассмотрим затраты на приобретение и установку предлагаемого нами программного комплекса «1С: Документооборот государственного учреждения 8», а также на обновление оборудования до программных требований.

Стоимость программного комплекса «1С: Документооборот государственного учреждения 8» составляет 98 тыс. рублей. Пусконаладочные работы, регулирование и настройки программного обеспечения для всех рабочих мест  составят 534,346 тыс. рублей. Необходимо обновление 8 компьютеров до программных требований. Затраты на это планируются:

25 тыс. руб. х 8 ПЭВМ = 200 тыс. руб.

Затраты на обучении всех сотрудников составят:

78 чел. х 7 тыс. руб. = 546 тыс. руб.

В целом смета затрат составляет– 1378346 рублей.

Как показали расчеты затраты на реализацию предложения превышают сумму, выделяемую на развитие информационной системы управления муниципальными финансами – приобретение  и модернизация компьютерной техники, оргтехники, приобретение и обновление программного обеспечения в 2017 году по муниципальной программе «Повышение эффективности бюджетных расходов Рыбновского муниципального района Рязанской области на 2016 – 2018 годы». Поэтому часть мероприятий запланировано осуществить в 2018 году (частично II и III этапы).

Рентабельность внедрения системы электронного документооборота рассчитывается, как отношение экономии (прибыли) к затратам на мероприятия и заработную плату работникам, в общей сложности получается:

5220596 руб. : (1378346 руб. + 26102981 руб.) х 100% = 20%

Таким образом, мы видим, что внедрение предложенного мероприятия экономически обосновано.

Помимо этого следует отметить и социальную эффективность от внедрения предложенного мероприятия. Внедрение современной системы электронного документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления всеми процессами в администрации и, соответственно, оказания муниципальных услуг и реализации функций местного самоуправления администрацией Рыбновского муниципального района.

Внедрение системы электронного документооборота позволит также освободить помещения от шкафов для хранения документов, очистить виртуальное пространство серверов от многочисленных копий одних и тех же документов. Здесь же можно упомянуть целый ряд важнейших преимуществ внедрения систем электронного документооборота:

– оперативная обработка обращений граждан;

– быстрое и качественное принятие решений;

– возможности оперативного контроля со стороны руководства;

– формирование документооборота  в соответствии с установленными правилами.

Это обеспечит повышение продуктивности работы всей администрации, как органа местного самоуправления, а не только ее сотрудников,  работа которых напрямую связана с документами.

Расчеты показали быструю окупаемость и высокую рентабельность разработанного предложения. Также внедрение системы электронного документооборота позволит решить, обозначенные в главе 2 проблемы, а именно:

– разгрузить руководителей и исполнителей разного уровня;

– повысить исполнительскую дисциплину;

– оптимизировать сроки исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование управления системой документационного обеспечения управления на муниципальном уровне позволяет подготовить местное сообщество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этих мероприятий становится повышение качества оказания муниципальных услуг, профессионализма муниципальных служащих, способных оперативно и максимально гибко реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.

Администрация Рыбновского муниципального района Рязанской области – исполнительно-распорядительный орган, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и правами для осуществления отдельных государственных функций, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области. Администрацией Рыбновского муниципального района руководит глава администрации муниципального района на принципах единоначалия.

Содержание системы документооборота администрации Рыбновского муниципального района характеризуется его схемой документооборота, которая представляет графическое изображение потока движения документов с изображениями операций работы над ними, как основных, так и вспомогательных. В работе детально проанализированы все этапы работы с документами в администрации Рыбновского муниципального образования.

По всем видам представленной документации наблюдается увеличение объемов, кроме исходящих документов, наибольшее возрастание связано с отчетно-финансовыми документами, а также информационно-справочными, что свидетельствует об  ускорении и усилении документопотоков восходящего цикла от исполнителей до руководителей администрации.

С 2012 года функционирует обновленный сайт администрации  Касимовского района, где каждый пользователь может обратиться с тем или иным вопросом к руководству администрации и получить квалифицированный ответ. Наибольшая часть обращений связана с темами о ЖКХ. Также следует заметить, что активность населения в отношении подачи вопросов администрации непосредственно на сайт пока слабая.

В администрации Рыбновского района не используется централизованная система управления электронным документооборотом, так как каждое рабочее место снабжено автономными программными продуктами разных версий и модификаций. Анализ современных информационных технологий позволяет выбрать в качестве рекомендуемого программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения 8», который в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, позволяет работать с документами любых типов.

Электронный документ данной системы позволяет получить ключевые преимущества: рост производительности труда сотрудников на 25-50%; сокращение времени на создание и обработку документов до 75%; уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Проведенные расчеты показали высокую эффективность и целесообразность внедрения системы электронного документооборота в администрации Рыбновского муниципального района с целью совершенствования управления документооборотом.

 

 

 

 

 

Список используемых источников

 

1.  Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2.  Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

3.   Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

4.   Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

5.  Федеральный закон от 13.07.2015 г. № 263-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены ограничений на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления»

6.  Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

7.  Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»

  1. Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
  2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
  3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  4. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
  5. Артонкина, Как провести предпроектное обследование перед внедрением СЭД. / Н.В. Артонкина. // Секретарь референт. – 2016, №9. – С. 10-12
  6. Асеев, И. Р. Организация документооборота в организации. / И.Р. Асеев. – С-Пб.: Нева, 2011. – 355 с.
  7. Атаманчук, Г.В. Государственное управление (организационно-функциональные вопросы): Учебное пособие. / Г.В. Атаманчук. – М.: Экономика, 2012. – 158 с.
  8. Бабун, Р. Организация муниципального управления: Учебное пособие. 2-е изд. / Р. Бабун. – С-Пб.:  Питер, 2016. – 336 с.
  9. Бобылева, М. Анализ документооборота: новые задачи и новые возможности. / М. Бобылева. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016, №12. – С. 44-47.
  10. Бухвалов, А.В. Финансовые вычисления для менеджеров: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. и доп. / А.В. Бухвалов, В.В. Бухвалова. – С-Пб.: Изд-во «Высшая школа менеджмента», 2012. – 368 с.
  11. Грицюк, Т.В. Финансы муниципальных образований, регионов и субъектов Федерации. / Т.В. Грицюк, В.В. Котилко. – М.:  Финансы и статистика, 2015. – 504 с.
  12. Знаменский, Д. Ю. Инфомационно-аналитические системы и технологии в государственном и муниципальном управлении. / Д.Ю. Знаменский, А.С.  Сибиряев. – С-Пб.:  Интермедия, 2014 . – 180 с.
  13. Захарова, Т. И. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. / Т.И. Захарова. – М.:  ЕАОИ, 2012. – 264 с.
  14. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. / С.Ю. Кабашов. – М.:  Флинта, 2012. – 294 с.
  15. Киреева, И. 101 совет руководителю. 4-е издание. / И. Киреева- М.: Алина Паблишер, 2012. – 60 с.
  16. Кожанова, Е.Н. Потоки документов в организации. / Е.Н. Кожанова. // Секретарь референт. – 2016, №6. – С. 8-9.
  17. Кострова, Ю.Б. Организация и технология документационного обеспечения управления: Электронный курс. / Ю.Б. Кострова, Л.Б. Егорова, О.В. Лозовая. – С-Пб.: СПбУУиЭ, 2012. – 5,5 Мб.
  18. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство. / И.Н. Кузнецов. – М.:  Дашков и К, 2014. – 460 с.
  19. Митрофанов, Е.П. Электронный документооборот в финансовой системе региона. / Е.П. Митрофанов. – М.:  Креативная экономика, 2011. – 180 с.
  20. Рой, О. М. Основы государственного и муниципального управления: Учебное пособие. 5-е изд. / О.М. Рой. – С-Пб:  Питер, 2015. – 416 с.
  21. Самыгин, С.И., Деловое общение: учебное пособие / С.И. Самыгин, А.М. Руденко. – 2-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2012. – 440 с.
  22. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2012. – 176 с.
  23. Храмцовская, Н.А. Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента. / Н.А. Храмцовская. // Секретарь референт. – 2016, №10. – С. 10-12
  24. Царёв, А.Ю. Муниципальное право (полный конспект лекций по учебной дисциплине). / А.Ю. Царёв. – М.:  Книгодел, 2013. – 124 с.
  25. Шамарова, Г. М. Основы государственного и муниципального управления. / Г.М. Шамарова. – М.:  МФПУ «Синергия», 2013. – 320 с.
  26. Сайт ВНИИДАД. Режим доступа: http://www.vniidad.ru
  27. Официальный сайт МО – Рыбновский муниципальный район. Режим доступа: http://www.ribnoe.ru
  28. Сайт фирмы “1С”. Режим доступа: http://1c.ru

ПРИЛОЖЕНИЯ

Структура администрации Рыбновского муниципального района                                                            Приложение 1

 

 

Приложение 2

Регламент

работы в системе электронного документооборота и делопроизводства

администрации Рыбновского муниципального района

 

  1. Настоящий Регламент работы в системе электронного документооборота и делопроизводства администрации Рыбновского муниципального района (далее – Регламент) устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер (служебные документы, обращения граждан, правовые акты, договоры администрации Рыбновского района, структурных подразделений администрации муниципального образования (далее – структурные подразделения) в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭДД).
  2. Основные термины и определения, используемые в настоящем Регламенте:
  • система электронного документооборота администрации Рыбновского муниципального района (СЭДД) – комплекс программных средств, обеспечивающий электронный документооборот в администрации Рыбновского района;
  • администратор СЭДД – работник управления информатизации, автоматизации и программных средств администрации Рыбновского муниципального района, выполняющий задачи по технической поддержке, конфигурированию СЭДД и имеющий доступ ко всем документам баз данных СЭДД;
  • пользователь СЭДД – работник, участвующий в процессе функционирования СЭДД или использующий результаты ее функционирования, данные о котором внесены в конфигурацию СЭДД и на чьем рабочем месте установлена СЭДД;
  • рабочее место в СЭДД – персональный компьютер с установленным программным обеспечением;
  • автор документа – пользователь СЭДД, осуществляющий подготовку и создание проекта документа в СЭДД;
  • автор поручения (резолюции) – пользователь СЭДД, давший поручение (резолюцию);
  • официальный документ – информация, зафиксированная на материальном объекте с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, юридическим или физическим лицом, оформленная и удостоверенная в установленном порядке;
  • входящий документ (входящая корреспонденция) – документ, поступивший из сторонней организации, от частного лица;
  • исходящий документ (исходящая корреспонденция) – документ, создаваемый структурным подразделением для отправки в стороннюю организацию, частному лицу или в структурное подразделение;
  • внутренний документ – переписка между структурными подразделениями, переписка внутри структурного подразделения (письмо, служебная записка, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри администрации Рыбновского муниципального района;
  • документ бумажный – документ на бумажном носителе;
  • документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронный документ имеет внутреннюю и внешнюю форму представления: формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе; формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране монитора, на бумажном либо ином материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и в форме, понятной для восприятия человеком;

  • карточка поручения (резолюции) – электронная форма поручения (резолюции) в СЭДД, заполненная автором поручения (резолюции);
  • карточка резолюции (КР) – электронная форма резолюции в СЭДД, заполненная автором;
  • исполнитель – пользователь СЭДД, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения) непосредственного руководителя;
  • ответственный исполнитель – пользователь СЭДД, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения);
  • регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК) – документ СЭДД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа; регистрационно-контрольная карточка (РКК) – электронная форма документа, формируется в момент создания документа в СЭДД, содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (наименование вида документа, автор, дата документа, номер документа и т.д.), а также – данные о движении документа;
  • замещающий – пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с работником структурного подразделения, должностным лицом, которого он в СЭДД замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, накладывать поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;
  • визирование – заверение документа официальным лицом путём простановки подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним;
  • подписание – осуществляется руководителем на бумажном носителе документа. В СЭДД подписание может осуществляться как самим подписывающим, так и лицом, замещающим его в СЭДД;
  • согласование – процедура согласования содержания документа, отражающая согласие или несогласие участника процесса согласования с содержанием документа;
  • образ документа, электронный образ документа, сканированный образ документа (ЭО) – отсканированное изображение бумажного документа, внешний вид которого полностью отображает его содержание;
  • ознакомление – процедура ознакомления с содержанием документа;
  • отправка на подписание – передача документа руководителю   на подписание. Операция может выполняться средствами СЭДД;
  • ИСС – информационно-справочные системы;
  • ключ авторизации – механизм авторизации пользователей на основе электронного ключа;
  • права доступа – свойства пользователя СЭДД, определяющие множество документов и операций над ними, доступных пользователю;
  • распечатка электронного документа – копия электронного документа на бумажном носителе, содержащая указание на то, что она изготовлена с соответствующего электронного документа;
  • реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;
  • справочник организаций (СпО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения справочника внешних организаций;
  • структура организации (СО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения иерархической организационной структуры, с указанием настроек рабочих мест персонала, иерархии функциональных ролей и счетчиков номеров документов;
  • электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов и процедур ввода, хранения и обработки электронных документов в соответствии с установленными правилами;
  • ЭП – электронная подпись.
  1. Делопроизводство в администрации Рыбновского муниципального района осуществляется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).
  2. Положения настоящего Регламента распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя информации, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.
  3. Правила и порядок работы с документами в СЭДД, предусмотренные настоящим Регламентом, обязательны для работников структурных подразделений, должностных лиц администрации Рыбновского района (далее-должностные лица), специалистов муниципальных предприятий и учреждений, имеющих установленные рабочие места СЭДД.
  4. Сотрудники администрации Рыбновского муниципального района, являющиеся пользователями СЭДД, персонально отвечают за выполнение требований настоящего Регламента.
  5. На основании представленных данных администратор СЭДД должен внести изменения в базу «Справочник организации» (СО) и настройки СЭДД.
  6. Работы по переводу СЭДД на новый отчетный период осуществляются администратором СЭДД в соответствии с Инструкцией по переводу системы на новый отчетный период.

 

 

 

Доступа нет, контент закрыт

Доступа нет, контент закрыт

Доступа нет, контент закрыт

Был ли этот материал полезен для Вас?

Комментирование закрыто.